Kõiges on süüdi raha

11. novembril tegi inspektsioon ettekirjutuse sotsiaalministeeriumile, kohustades seda dokumendiregistri kaudu võimaldama juurdepääsu registri elektroonilistele avalikele dokumentidele. Samuti tuleb ministeeriumil luua ületekstiotsingu võimalus.

Kuigi sotsiaalministeerium oli inspektsioonile teatanud, et nad täidavad avaliku teabe seadusest tulenevad nõuded dokumendiregistrile hiljemalt selle aasta 8. oktoobriks, siis seda ei tehtud ja inspektsioon tegi ettekirjutuse. Sotsiaalministeeriumi kantsleri Marelle Erlenheimi sõnul alustasid nad juba 2007. aasta lõpus uue registri loomise eeltöödega. Tehti vana süsteemi audit koos erinevate uute lahendusvariantide analüüsiga.

2008. aastal ei olnud aga tema sõnul töödega võimalik rahalistel põhjustel alustada. Selle aasta veebruaris rahuldati aga ministeeriumi taotlus infoühiskonna edendamise eurorahale ja kantsleri sõnul loodetakse uus register kasutusele võtta uue aasta alguses.

Sotsiaalministeerium ühest äärmusest teiseTundub, et kui muudatused valmis saavad, hüppab sotsiaalministeerium registri läbipaistvuse osas positiivses mõttes teise äärmusesse. Nimelt lubab kantsler, et uue registri otsingumooriga saab infot otsida ka avalike dokumentide sisust. Seda ei võimalda praegu ükski dokumendiregister.

Ka justiitsministeerium on taotlenud dokumendihalduse parandamiseks 8 miljonit krooni struktuurtoetust, mille abil plaanitakse dokumendihaldust kahes etapis parandama hakata. Pressiesindaja sõnul peaks järgmise aasta algusest laienema alused otsingumootoris. Suuremateks lahendusteks kuulutab ministeerium aasta teises kvartalis välja riigihanke. "Justiitsministeerium on teadlik oma dokumendiregistri puudustest ning selle arendamine on meie jaoks väga oluline. Soovime oma registrit täiustada ning viia kooskõlla kõikide õigusaktidest tulenevate nõuetega. Kahjuks on rahapuudus arendustöid seni takistanud," ütleb pressiesindaja.

Justiitsministeeriumi kantsler Margus Sarapuu hindab registri läbipaistvust aga juba praegu hindele "4+". Puudujäägid seisnevad selles, et kõiki avalikke dokumente ei saa registrites avada. "Positiivse poole pealt võib aga välja tuua, et registrites on näha, kas dokumentidega on seotud veel menetlusi ja mis olekus need on. Samuti näeb dokumendiga seotud teisi dokumente," lisab ta.

Register peegeldab ministeeriumi läbipaistvust

Sarapuu hinnangul on dokumendiregister lisaks ametnike töövahendile kindlasti ka asutuse läbipaistvuse näitaja. "Ja üldreeglina parandavad kõik ametnike töö lihtsustamiseks tehtavad arendused automaatselt ka info kättesaadavust teistele kasutajatele, sealhulgas tavakodanikele." Välisministeerium on andmekaitse inspektsioonilt saanud ettekirjutuse juba 2007. aastal, mil dokumendiregister nende lehel üldse puudus. Uus dokumendiregister võeti kasutusele selle aasta alguses, kuid see ei vasta mitmetele seaduse nõuetele.

Aseaineks on Facebook, Twitter ja Second LifeMinisteeriumi kantsler Marten Kokk ütles, et täiendused valmivad järgmise aasta juuniks. Samas ei leidnud Kokk, et registri pooleliolev arendamine takistaks ministeeriumil olla avatud ja läbipaistev. "Peame heaks suhtlusvõimaluseks välisministeeriumi suursaadikute ja teiste diplomaatide ühisblogi, mis on nüüdsest ka vene keeles. Lisaks on välisministeeriumiga võimalik ühendust saada Facebookis, Twitteris ja Second Life'is."

Nagu välisministeerium, läks ka kaitseministeerium tänavu üle uuele dokumendihaldussüsteemile. Ministeeriumi pressiesindaja sõnul tulenevad sellest tehnilised probleemid, et sellest aastast varasemad dokumendid on vaid osaliselt kättesaadavad. Nimelt osa salastatud dokumente, mis ei olnud eelmises registris nähtavad, ei ole seda ka praegu. "Tehniliste viperuste tõttu pole alati ka omavahel seotud dokumendid selgelt ära lingitud," märgib ta.

Internetipõhine asjaajamine vähendab kulusid

Andmekaitse inspektsiooni juht Viljar Peep ütleb, et võrgulehtede eripalgelisus ja teabe esitamise eri loogika on väiksem mure. "Suurem häda on tegelikult selles, et teabe esitamine ise on asutuse-, mitte kasutajakeskne," sõnab ta. Peebu sõnul on inspektsioon pannud korduvalt ette, et Eesti avaliku sektori teabevärava eesti.ee arendamisse tuleb rohkem panustada. Selle toimetus peab ülejäänud asutustes ametnikega moodustama toimiva koostöövõrgustiku. "Asutused peavad õppima esitama teavet keskse portaali kaudu," lisab ta.

Suuri lootusi paneb ta kohalike omavalitsuste teenusteportaalile. "Masu on küll pidurdanud e-teenustega seotud projekti, kuid teisest küljest neid (kohalikke omavalitsusi - toim) ka virgutanud - internetipõhine asjaajamine on ju ka asutusele endale odavam. Ega pangad asjata suru oma klientuuri kontoritest internetipankadesse. Avalik sektor peab järele jõudma."

Seaduse poolest oleme Euroopa läbipaistvaimad

Ajakirjanik Tarmo Vahteri sõnul on Eesti avaliku teabe seaduse ja digitaalsete dokumendiregistrite osas Euroopas unikaalne, kuid sageli salastatakse dokumente jaburatel põhjustel. Vahteri hinnangul on Eesti Skandinaavia riikide kõrval registrite olemasolu mõttes edumeelsete seas ja meie avaliku teabe seaduski on üks Euroopa kasutajasõbralikumaid.

"Teine asi on, kuidas dokumentidele juurde pääseb, ja siinkohal muutub juba pilt nukramaks," lisab ta. Vahteril on palju näiteid, kuidas on püütud salastada saladusevabu või seadusega mitte salastada lubatud dokumente. Kuigi enamasti räägitakse Tallinna linnavõimu läbipaistmatusest, on Vahteri väitel avaliku teabe jagamine linnavalitsuses viimastel aastatel hästi korraldatud, olles parem nii mõnegi teise partei juhtimise all olevast riigiasutusest. "Ma ei usu, et selle põhjus on poliitiline, vaid organisatsiooni traditsioonid ja kultuur soosivad avalikku asjaajamist," ütleb ta. Seepärast ei kirjutanud Vahter mõni aasta tagasi alla ajakirjanike pöördumisele, mis väitis, et linnavalitsusest ei saa kunagi midagi teada. Tema sõnul oleneb kõik sellest, kuidas infot küsida.

Kommentaar

Tea Varrak, rahandusministeeriumi kantsler

Me töötame avalikes huvides ja meie töö peab olema läbipaistev ja arusaadav ning dokumendid kättesaadavad nii tavakodanikele, poliitikutele, ajakirjanikele kui ka kõigile teistele.

Oleme dokumendiregistrit pidevalt arendanud. Osaliselt on selle põhjustanud seadusemuudatused, aga oleme alati arendusi tellides mõelnud ka kasutajasõbralikkuse peale. Oluline on, et lisaks veebikülastajatele oleks keskkond lihtne ja mugav kasutada ka ministeeriumi töötajatele, kes igapäevaselt kirjavahetuse ja dokumentide korraldusega tegelevad.

Meie eesmärk ei ole ainult seadust täita - kui tehniline lahendus võimaldab rohkemat, siis tuleb seda ka kasutada.

Oma osa süsteemi edasi arendamisel on kindlasti olnud ka ajakirjanikel, kes on viidanud tõrgetele ja mõningatele tehnilistele apsakatele.

Hindan meie dokumendiregistri läbipaistvust heaks. Jätan hinde panemise kasutajate hooleks.

Ministeeriumid rikuvad kehtivaid nõudeid

Sotsiaal- ja välisministeerium rikuvad selle aasta algusest kehtima hakanud nõuet, et digitaalsed dokumendid peavad olema registrist otse kättesaadavad. Nende ministeeriumide avalike dokumentide lugemiseks tuleb endiselt esitada teabenõue.Kaitseministeeriumil, kes on ühena kahest ministeeriumist jõudnud käivitada ületekstiotsingu, tuleb tunnistada, et registrist on 2009. aastast varasemad dokumendid vaid osaliselt leitavad ja osa dokumentide olemasolust pole avalikkusel seega aimugi.Seaduse järgi tuleb aga kõigi dokumentide põhiandmed registrisse kanda. See käib ka juurdepääsupiiranguga dokumentide kohta.Andmekaitse inspektsioon saab sarnastes küsimustes sageli erinevaid pöördumisi, sh kaebusi.Seadustest tulenevate nõuete kõrval erineb ka registrite kasutajasõbralikkus näiteks selle poolest, kui n-ö sügavalt tuleb kaevata ehk mitu klikki teha, et register üldse üles leida.Peale selle on erinev tava, kas dokumendiga koos kuvatakse ka teised samal teemal dokumendid, näiteks kodaniku kiri ministeeriumile ja selle vastus. Osa ministeeriume tuleb registrikasutajale vastu, näiteks linkides omavahel seadusandlusega seotud kirjavahetust, kuigi see on jälgitav ka e-õiguses (õigusaktide eelnõude elektroonilises kooskõlastamise süsteemis).Selliste tavade ebaühtlus tähendab, et andmetega tutvuja ei saa kunagi kindel olla, kas samal teemal on ka mõni teine dokument.Dokumendi sidumine teiste dokumentidega, mis näiteks annavad sama menetlusnumbrit, ei ole kohustuslik, aga on soovitatav.Probleeme on olnud vastamist vajavatele dokumentidele lahendamise või vastamise tähtaja registrisse märkimisega. Kirja saatja ja muud asjast huvitatud inimesed ei saa tagasisidet, kusmaal dokumendi menetlemine on.

võrdlusNeljale ministeeriumile saab panna hinde "hea"

Äripäev hindas ministeeriumide dokumentiregistrite kasutussõbralikkust kliendi seisukohast

I hea Rahandusministeerium

MajandusministeeriumKeskkonnaministeeriumPõllumajandusministeeriumKõige läbipaistvamad ministeeriumid, kus lisaks n-ö tavapärastele otsingu alustele on võimalik dokumente ka muude andmete põhjal leida. Seotud dokumendid on omavahel lingitud ning avalikud dokumendid on registrist kohe kättesaadavad. Kuid ainsana võimaldab rahandusministeerium seadusega nõutavat ületekstiotsingut.II rahuldav

KaitseministeeriumKultuuriministeeriumHaridusministeeriumSiseministeeriumLäbipaistvad, kuid mõningate mööndustega: otsingumootoris on otsimisvõimalusi vähem ja samal teemal dokumentidest on vaid osa omavahel lingitud. Ainsana on ületekstiotsing kaitseministeeriumil, samas osa dokumente enne 2009. aastat pole registrist leitavad.III halb

JustiitsministeeriumVälisministeeriumSotsiaalministeeriumKõige läbipaistmatumad registrid. Välis- ja sotsiaalministeeriumil puuduvad otsingumootorid ja digitaalsed avalikud dokumendid pole registrist kohe kättesaadavad. Justiitsministeeriumi otsingumootor nõuab dokumendi leidmiseks eelnevaid teadmisi dokumendi andmetest, nagu täpset registreerimiskuupäeva.Märkus: Äripäev hindas ülevaadet koostades neid andmeid, mille järgi saab dokumendi otsimist alustada. See ei välista, et juba leitud dokumendi juures kuvatakse ka teisi andmeid.

Viis põhjust, miks välismaalased Eesti puhul positiivselt üllatuvad

Andmekaitse inspektsiooni juht Viljar Peep toob välja viis põhjust, mis paneb tema kolleege, piiritaguseid avaliku teabe järelevalve volinikke Eesti puhul üllatuma.

1. Meil kuuluvad avaliku teabe seaduse alla kõik avaliku sektori asutused, mitte üksnes riiklik ja kohalik täitevvõim. Paljudes riikides ei laiene avaliku teabe seadus näiteks parlamentidele, kohtutele, rääkimata riigipea kantseleist.2. Meil laieneb avaliku teabe seadus osaliselt ka eraõiguslikele isikutele. Kui äriühing ja mittetulundusühing, sihtasutus või füüsiline isik täidab avalikke ülesandeid, kasutab avalikku raha või on turul valitsevas seisundis või monopolina, laieneb talle kohustus vastata teabenõuetele, mis puudutavad vastavalt avaliku võimu teostamist, avaliku raha kasutamist või hinnakujundust. Paljudes riikides see nii ei ole. Kusjuures eriti kohalikul tasandil läheb üle Euroopa avalike teenuste osutamine (haridus-, sotsiaalteenused, jäätmemajandus jne) ametiasutustelt üha enam eraõiguslikele isikutele, seega kasvab avaliku teabe seaduse alt väljamineva teabe osa.3. Meie viietööpäevane teabenõudele vastamise aeg on ilmselt lühim. Reeglina on Euroopas selleks perioodiks 2-4 nädalat.4. Asutuste võrgupõhiseid dokumendiregistreid (index of records vms) tuntakse paljudes maades, kuid dokumendi kohta avaldatavate metaandmete hulk ja metaandmete ületekstiotsing on meil taas eeskujulik (seda vähemalt seadusetekstis).5. Teiste riikidega võrreldes on Eestis eeskujulik ka asutuste võrgulehtedel avaldatava teabe loetelu.

Autor: ituudised.ee - Äripäeva IKT uudiste teemaveeb