3 soovitust, mida juhid Exceli kasutamisel teada võiks

„Kui rääkida, kuidas Excel aitab juhil aega kokku hoida, siis kõige üldisemalt saaks öelda, et oluline on õigete tööriistade kasutamine õigeteks asjadeks,“ sõnas Sakk. Ühte kindlat nippi ta nimetada ei tihanud, vaid soovitas ikka eesmärgist lähtuvalt välja uurida ja selgeks teha, milline funktsioon või tööriist selle eesmärgi täitmiseks sobivaim on.

„Endale tuleb teha selgeks, milliste tööriistadega mida Excelis tehakse. Tööriistade kasutuselevõtt sõltub püstitatud eesmärgist ja kui valid õige tööriista, siis tulebki Excel appi,“ lausus Sakk ja lisas, et suvaliselt pimeduses kobades võib raisata meeletult aega, jõuga ei saa panna Excelit tegema seda, mida soovid. „Kui vaadata koolitustel käinute tagasisidet, siis just õigete tööriistade valimise oskust väärtustatakse juhtide poolt palju. Vaid õiged tööriistu oskuslikult valides läheb elu lihtsamaks,“ täpsustas Sakk.

Kolm soovitust, mida juhid Exceli kasutamisel teada võiks:

Algtabelid, mida hakatakse kasutama, peavad olema ehitatud selliselt, et nendega oleks võimalik hiljem tööd teha. Erinevate kokkuvõtete tegemiseks tuleks kasutada analüüsitööriistu.Õigete tööriistade kasutamine annab kiire eelise võtta vastu õigeid otsuseid. Excelis ei pea ükshaaval ridu kokku liitma või hiirega sobivaid vahemikke valima. Selleks on tööriistad, kus paari klikiga on võimalus saada raport ja seda analüüsides teha õigeid otsuseid.Excelis saab meeskonna töövahendina edukalt kasutada ühistabeleid nii, et ei ole vaja oodata alluva käest informatsiooni, vaid saab jooksvalt kursis olla tabelis toimuvaga. Samuti saab Excelis luua ka seoseid teiste tarkvaradega ja seega võib kokku koondada andmed erinevatest programmidest ja neid siis jooksvalt Excelis töödelda.

Uus Excel 2016 ja Office 365 pakuvad ühistöö võimalust

Uuematest võimalustest rääkides kirjeldas Sakk kuidas uus Excel 2016 ja Office 365 pakuvad hea lahendusega ühistöö võimalust. Varem sai tema sõnul ühistööna teha tööd Exceli seest jagatud failidega üle arvutivõrgu ja see võimaldas samaaegset kasutamist. Sellega kaasnesid aga probleemid, näiteks ei tea teine kasutaja, kus esimene kasutaja tabelis midagi kirjutab jne. Muudatused kuvati salvestamisel ekraanile. Kui aga mitu kasutajat ühte lahtrisse kirjutasid, siis oli konflikt kerge tulema.

Uues Excelis on võimalus kasutada share workbook, kus tööraamatu jagamine toimub üle pilve.

Vähem teatakse ka võimalust Exceli tabeliga samaaegselt arvutis endas tööd teha nii, et teiste kasutajate sissekanded on ekraanil näha. Vanaviisi tööraamatu jagamise on Microsoft uues versioonis eemaldanud. „Kuigi seda on võimalik ka uuesti sisse lülitada, soovitan ikkagi kasutada uut võimalust ühisfailidega töötamisel. See loob uued võimalused hoida ennast kursis töötabelitega ja samal ajal võimalik teha tabelitesse sissekandeid,“ täpsustas Sakk.

Lähemalt räägib Kristjan Sakk juhtidele Exceli kasutamise võimalustest Äripäeva Akadeemia koolitusel Exceli meistriklass juhtidele.

Exceli meistriklass juhtidele I osa „Baasoskused Excelist, mis lihtsustavad juhi igapäevatööd“ toimub juba 13. veebruaril. Registreeru kohe SIIN.Exceli meistriklass juhtidele II osa „Koolitus Exceli edasijõudnud kasutajale“Toimub 28. märtsil. Registreeru kohe SIIN.

Vaata, millal toimuvad järgmised juhtidele mõeldud  Exceli meistriklassi koolitused SIIT

Loe ka seda: Exceli nutikas kasutamine aitab meeletult aega kokku hoida