Kuidas hankida tarkvaraarendusi?

Milline on Tieto hangete maht ja läbiviimise kogemus?

Kui võtta Tieto tegevuse osa, mis on tarkvaralahenduste loomine, siis ligi 80% sellest käibest tuleb riigihangetest. Tieto taristuteenused ja tarkvaraarendus baseerub hangetel, kas läbi riigihangete või mitte, aga põhimõtteliselt on tegemist ikkagi hankimisega, sest pakkumisi võetakse ju mitmelt ettevõttelt. Pangandustarkvara arendamine Tietos on tootearendus, sest seal on hange tehtud, on valitud tarkvara ja arendus käib vastavalt kasutaja soovidele ja nõudmistele. Kogu muu tarkvara arendus, -hooldus ja -teenindus on läbi hangete. On ka lepingud mingiks perioodiks, mille jooksul arendatakse, hooldatakse, täiendatakse, aga see on ikkagi hankepõhine tegevus.

Riigihangetest rääkides ei saa me Tieto puhul rääkimata jätta SKAIS2 kogemusest. Mis selle kohta hetkel kommentaariks ütled?  

SKAIS2 hanke läbiviimine oli positiivne näide seetõttu, et hankeportsess oli hea, kuna toimus läbirääkimine kõigi osapooltega. Lähteülesanne formuleerus pakkumiste käigus ja eelnevates voorudes käidi kõik teemad läbi. Kogu loodava lahenduse sisu ja võimalikud tehnilised lahendused räägiti üle ka pakkujatega, et mis on võimalik ja lepiti kokku tingimused. Hankija ootaski innovatsiooni head lahendust ja kaasa rääkimist protsesside muutuses.

Mis läks valesti?

Valesti läks hilisem töö, sest kogu selle protsessi jooksul vahetus kogu meeskond kolm korda. Inimeste muudatuste haldus sai vast määravaks. Päris alguses ei olnud hankijal ka päris selge ju, et mis vaja on.  See oleks pidanud olema innovatsioonihange ja agiilne, aga kogu reeglistik ei lubanud seda nii agiilselt teha ja tegevus tuli panna raamidesse. Agiilne arendus tähendab ka seda, et kui me veel väga täpselt ei tea, mis me saada tahame, siis hakkame kuskilt otsast peale, teeme nii palju kui täna teame ja siis arendame seda asja edasi. Tarkvara saab areneda oma loomulikku evolutsiooni pidi. Euroopa Liidu tingimused seavad raami, et on tähtaeg, töö jaoks on eelarve ja skoop tuleb lukku panna. Ja see tuleb teha tingimustes, kus üks poolt ei tea täpselt mida tahab ja teine ei tea kuidas seda siis lahendada, aga pakkuja peab ütlema, et see maksab nii palju. Kui selle juures üks ostab heas usus ja teine pakub heas usus ja mõlemad tahavad teha, aga kui riskid realiseeruvad, siis juhtubki see, mis ka SKAIS2-ga juhtus. Me ju tegelikult teadsime, et on seadusandlusest tulevad riskid ja poliitiline tahe võib olukorda muuta. Nii juhtuski, et ühel hetkel jõuti mõlemalt poolt arusaamani, et sel moel ei ole mõtet jätkata.

Mis hangete läbiviimise kohta omast kogemusest veel silma on jäänud?

Üldjuhul on hanked olnud tavapärased. Hankija hangib midagi, pakkuja teeb pakkumise ja kui see osutub edukaks, siis hakkab meeskond tööle etteantud tähtaja töö sisu raames. Aga on ka hankeid, millesse tuleb minna kiirustades, teadmata väga täpselt, et mida on vaja teha, sest ei tunne seda süsteemi, mis on eelnevalt arendatud. Pakkuja ei pruugi saada aimu kui kvaliteetselt on kood kirjutatud, kas on pakkujale arusaadav, et samade koodi reeglitega jätkata või on vaja ümber teha, et saaks oma ülesannet täita. Pakkuja jaoks on alati väljakutse, et kui palju suudad aru saada sellest, mida on eelnevalt tehtud. Läbirääkimistega hanke puhul antakse vahel juurdepääs testkeskkonnale ja siis on natukene võimalik sealt vaadata.

Enamasti on süsteemid aladokumenteeritud, see on vananenud ja pakkuja peab võtma riske. Pakkumist tehes arvestatakse sellega ja pannakse sisse puhvreid, aga kui ainuke kriteerium on hind, siis ei saa eriti puhvreid sisse panna. See on Eestis laiem mure, et püütakse mängida ilma puhvriteta, hankijad ei taha puhvritest midagi kuulda ja pakkujad lähevad sellega kaasa. Tegelikult peaks olema nii ajalised kui ka rahalised puhvrid, sest igas projektis tuleb ette muudatusi.

Tarkvaraarendus on loominguline tegevus. See on nagu kunst. Kunstnikult ei hangi ju keegi maali, ei pane neid 5 tükki kõrvuti ja telli täpselt kirjeldatud pilti.

Tarkvara arenduses on mõlema, nii hankija kui pakkuja poolne panus oluline. Enamasti on riigihangete puhul nii, et hankija ja nn äri omanik on erinevad. Hankima on pandud inimesed, kes selle töö ehk hangitav töö sisu ei tea midagi. See ei ole nende ülesanne. Nende ülesanne on lihtsalt läbi viia hange ja nad teevad seda oma etteantud tingimuste alusel. Need on hankespetsialistid, kes teavad hästi hankeseadust ja on tugevad hankeprotsessi mõttes. Tegelikult peaks olema suurem koostöö ka äri poolt ehk arusaama, et mida tegelikult tahetakse saada. Sageli ongi hanked sellised, et hankeosakond teeb hanke ära ja väga hästi teeb, aga kui ta on kontaktisik, aga kui tahta midagi lähemalt teada, siis see hankespetsialist ei tea ja siis toimub katkise telefoni mäng küsimuste ja vastuste vahendamisel.

Kas hankimist kui protsessi saaks ka optimeerida ja teha seda tarneahelat efektiivsemaks?

Riigihangete puhul on väga pikk nende inimeste jada, kes ühel või teisel moel on hankega seotud. Olenevalt struktuurist tegutsevad nad kas paralleelselt või üksteise järgi. Kaasatud inimeste hulk on erinevate hankijate puhul erinev, aga iga etapp võtab oma aja ja sellest oleneb kui ruttu suudetakse midagi ära lahendada. Nõuded või seadusemuudatused, mis mõjutavad hanke sisu võivad protsessid väga keeruliseks ja pikaks ajada.

Sul on ligi 10 aastat hangetel osalemise kogemust. Mis võiks hankimise puhul teistmoodi olla?

Minu arvates võiks hankijad ja pakkujad teha rohkem koostööd. Pakkujad on alati valmis hankijat nõustama ja andma tagasisidet, et kuidas nende poolt tundub. Enamasti seda ei küsita ja enamasti sellega ja ei arvestata.

Veel torkab silma see, et inimesed vahetuvad. Hankeosakonnas töötamine ei ole kellegi jaoks elu eesmärk ja koht, kus aastakümneid töötada. Inimesed satuvad sinna, teevad oma tööd üsna ajutiselt. Omajagu stressirohke on ka see, et tuleb teha midagi, millest sa väga täpselt aru ei saa. Hankida tuleb tihtipeale seda, mille kohta taustateadmised puuduvad ja see tekitab inimestes stressi. Inimesed vahetuvad ja kui võetakse tööle uus inimene, kellel pole eelnevat kogemust ja teadmist, siis hakkab jälle tegema uuesti vigu, mida tema eelkäija ehk juba suutis vältida. Kuidas muidu juhtuvad sisse nõuded, et pakkumise esitamiseks tuleb esitada maksuameti tõend või mõni muu nn tobe nõue, mida aastaid ei ole keegi küsinud ja üldjuhul seda ei kasutatagi, sest üldjuhul kõiki tõendeid ja vastavusi on kõigil ise võimalik kontrollida. Selle tõendi esitamiseks tuleb ju ka omajagu vaeva näha, sest see tuleb eraldi küsida ja välja trükkida, allkirjastada või siis digiallkirjastada jne.

Riigihangete seadus muutus 1. septembril. Mis selle muudatusega seoses endale kõige rohkem rõõmu teeb?

Kui üks asi välja tuua, siis võib-olla see, et pisikeste hangete tegemine muutus lihtsamaks, näiteks litsentsi tugi või väiksed täiendused. Summa läks mõnevõrra suuremaks ja selle tõttu hankeprotsess on lihtsam. See teeb rõõmu nii hankijatele kui ka pakkujatele.

Seminar hankijatele ja pakkujatele "IT-hanked uue seaduse järgi"

toimub 22. novembril Roseni Tornis. 

Heiti Mering esineb ettekandega "Millised on trendid riigihangetel pakkuja silmade läbi? 

Mis pakkujatele meeldib ja mis ei meeldi?"

Tule osalema! Registreeru SIIN!