Miks kaasata IT-hankel väline nõustaja?

Tema sõnul on mõistlik välist tuge kasutada tavapärasest märksa suuremate ja spetsiifilisemate hangete puhul, kus on vaja abi ka selleks, et koostada täpsem ja selgem hanke lähteülesanne. „Kui sellist hanget korraldada ettevõtte oma ressurssidega, siis võib juhtuda, et otsitakse uuemat ja paremat, aga täpselt samasugust nagu vana – ehk siis puudub objektiivne hinnang ja kõrvaltvaade hanke lähteülesandele ja sisule,“ sõnab ta.

Organisatsioonide IT-arengute elluviimist juhtiva Leego Hansson OÜ juhtivpartneri Erkki Leego kinnitusel aitab IT-hanke nõustaja leida IT-lahenduse või -teenuse soetamiseks parim pakkumine. „Asjakohaste hindamiskriteeriumite kõrval on oluline olla sisuliselt veendunud pakkuja võimekuses teostada projekt pakutud ajakava ja eelarve piires,“ lisab ta.

Kes vajavad ja kes pakuvad nõustamist?

Leego sõnul vajavad IT-hanke nõustamist nii avaliku kui erasektori organisatsioonid, kes pole ise kogenud IT-teenuste hankijad või kes vajavad juurde ressurssi vastava etapi läbimise, näiteks ärianalüüsi teostamisel ja lähteülesande koostamisel. Kõige rohkem vajatakse tuge ettevõtte tarkvarasüsteemide hangetes, märgib ta.

IT- ja ettevõtlusnõustamist pakkuva OÜ Helesinine Konsultatsioonid juhi Raul Ennuse sõnul on hankel abi tarvis neil organisatsioonidel, kus IT-osakond kas puudub või on väike, samuti keerukate rahvusvaheliste hangete puhul sõltumata organisatsioonist. „Olen eelkõige nõustanud suuremaid rahvusvahelisi hankeid, aga siiski on ka üpris palju n-ö väiksemaid kliente, kellel lihtsalt majas IT-osakond täielikult puudub,“ selgitab ta.

IT-hangete nõustamise teenust pakuvad ühelt poolt konsultatsioonifirmad, kellel on ärianalüüside teostamise pädevus ja teiselt poolt advokaadibürood, kes nõustavad IT-hangete hilisemaid etappe. Oluline on, et nõustaja on sõltumatu tarkvaratootjatest ja -pakkujatest, selgitab Leego.

„Suured IT-ettevõtted üldjuhul sellega ei tegele, kuna nõustamisprojektid on nende jaoks liiga väikesed ja/või nad soovivad ise osaleda pakkujana,“ lisab Ennus. „Kahel pool lauda aga on raske istuda,“ märgib ta.

Energeetika ja telekommunikatsiooni infrastruktuuri ehitamise ettevõtte Empower IT-juhi Agu Karindi kinnitusel annab nõustaja kindluse, et kaasatakse suuremat kogemust omav osapool, kes suudavad kaubelda välja paremad tingimused ja soodsamad hinnad kui ilma välise abita. Sellist abi on vaja siis, kui omal kogemus puudub – tegemist on erakorraliste hangetega, suurte ja oluliste otsustega jne, märgib ta.

Millises hanke faasis peaks klient omale nõustaja otsima?

Karindi ütlusel on konsultatsiooni vaja juba enne hanketingimuste kokkupanekut ja partnerite valikut. „Teenusepakkuja valikul tuleb uurida eelkõige kogemusi ja referentse, neid ka küsitledes ja kogemusi uurides,“ soovitab ta.

Leego kinnitusel on kõige õigem leida nõustaja idee kirjeldamise ajal. „Kogemus näitab, et ilma ärianalüüsita satutakse ärivajadust lahendama valede toodete või rätsepalahenduste suunas,“ märgib ta.

Ennuse sõnul tehakse kõige fundamentaalsemad otsused päris alguses ning kui seal eksida, siis on hakatud minema täiesti vales suunas. Ta toob näite, kuidas nõustaja kaasamine aitas piisavalt vara ära hoida ebamõistlikke kulutusi: „Üks klient soovis alustada suurt infosüsteemi arendusprojekti, peale paaripäevast analüüsi selgus, et IT-projekt antud probleemi ei lahendaks, vaja on hoopis muuta ettevõtte äriprotsesse, nii et IT-hanke plaan oli üleüldse vale“.

Ennuse kinnitusel pole ainult tänaste äriprotsesside automatiseerimine mõistlik tegevus, alati on vaja muuta ja täiustada äriprotsesse nii, et tekiks uut väärtust ettevõttele ja/või klientidele. „Ja seejärel mõelda, kus saab tehnoloogia veel aidata. Ainult automatiseerimine annab vähe kasu ja juhul, kui tänane äriprotsess on vildakas, siis põhimõtteliselt suurendame „vigaste asjade tootmist“,“ märgib ta.

Kuidas valida nõustaja?

Teenusepakkuja tasub Ennuse kinnitusel valida kogemuse alusel, vaadates, mis sorti projektidega on nõustaja kokku puutunud. „Hea nõustaja on ikka valdkonna praktik, mitte lihtsalt konsultant, kellel valdkonnas endal reaalne kogemus puudub,“ lisab ta. Samuti on oluline, kui hea on teenusepakkuja meeskond või võrgustik. „Kuna kõikides valdkondades ei saa üks teenusepakkuja olla ekspert, siis väga oluline on ka võime professionaalseid eksperte kaasata,“ sõnab ta.

Olulised oskused on Ennuse ütlusel ka proaktiivsus ja pingete maandamine. „Hangete nõustamist ei ole võimalik n-ö nimekirja alusel osta, nõustaja peab ise pidevalt juhtima tähelepanu erinevatele riskidele ja nüanssidele ning ka suutma maandada pingeid erinevate osapoolte vahe,“ selgitab ta.

Kõige tähtsamana nimetab Ennus aga teenusepakkuja võimet analüüsida riske ja leida tegevusi nende ennetamiseks, samuti oskust leida parimad ärilised lahendused, et suurendada kliendi kasu. „Kui nõustaja pigem lihtsalt annab nõu, ei süvene ja ei soovi kuidagi vastutust võtta lõpptulemuse kvaliteedi eest, siis on tegu kehva nõustajaga,“ lisab Ennus.

Kuidas protsess välja näeb?

Hioväina sõnul algab protsess vajaduse selgitamise või juba koostatud ülesande täpsustamisega. „Järgmise sammuna toimub konkreetse hanke sisuks oleva ülesande täpsustamine, vajadusel hangitava lahenduse poolt mõjutatavate sihtgruppide intervjueerimine nende ootuste kaardistamiseks ja sealt edasi juba hanke lähteülesande ja hindamiskriteeriumite koostamine ja lõpus pakkumiste hindamine. Vajadusel võib hanke nõustaja aidata otsida ka partnereid, kellele hankekutse saata,“ selgitab ta.

Hioväina sõnul on võimalik ka selline tulem, kus hankija jõuab algfaasis järeldusele, et tegelikult pole vaja korraldada uut hanget, vaid piisab oma protsesside ja olemasoleva lahenduse korrastamisest.

Ennuse kinnitusel on tegu klassikalise nõustamisteenusega, kus nõustaja aitab kliendil koostada tegevuste plaani ja siis toetab nende elluviimist. „Nõustaja kas vaid konsulteerib klienti nendes tegevustes või viib ka tegevused ise suures osas ellu ja võtab kliendilt vaid vajalikud sisendid ja kooskõlastused,“ räägib ta. Kliendi roll on Ennuse sõnul anda infot ja teha otsuseid, sest kuni puuduvad otsused, seni protsess põhimõtteliselt seisab.

Leego kinnitusel peab klient oskama väljendada vajadusi, osalema aktiivselt aruteludes ja tegema otsuseid. „Teenusepakkuja roll on juhtida süsteemselt ja kogenult protsessi, luua analüütiliselt asjakohaseid vahetulemeid (ärianalüüs, pakkumiste analüüs) ja nõustada õige otsuse langetamist,“ kirjeldab ta protsessi. Oluline osa hankeprotsessi edu tagamisel on tema sõnul ka läbipaistev ja selge asjaajamine, mida toetab kõige paremini korrektne ja ülevaatlik dokumenteerimine.

Millised on ohud?

Majavälise hankenõustaja kaasamisega võib kaasneda ka ohtusid. „Suurim oht on, et ei analüüsita reaalseid ärivajadusi ja hangitakse lahendust, mida pole tegelikult vaja. Teine oht on, et nõustaja ei suuda näha ette riske ja ei soovi võtta kaasvastutust lõpplahenduse eest ehk nõustamisteenus on pigem formaalne. Kolmas oht on, et nõustaja ei suuda edendada koostööd erinevate osapoolte vahel ja projekti pinged kasvavad ning kommunikatsioon osapoolte vahel on halvem kui ilma nõustajata oleks olnud,“ loetleb Raul Ennus.

Hioväin lisab: „Nõustamise juures on alati oht, et nõustaja ei ole mõne pakkuja puhul erapooletu“.

Kui palju tuleb varuda ressursse?

Hankeprotsess võtab Leego kinnitusel koos analüüsiga aega üldjuhul 2-4 kuud. „Leego Hansson jätkab sageli hanke protsessi järel kliendi esindajana arenduse juhtimist kuni vajaliku muutuse elluviimise lõpuni,“ lisab ta.

Hankenõustaja teenuse maksumus kujuneb Leego kinnitusel üldjuhul töötundide arvust. Ta toob näiteks ühe hiljutise töö maksumuse: ärianalüüs 5000 eurot ja hanke protsessi nõustamine 1000 eurot kuus. Hange võttis aega kaks kuud.

Ennuse sõnul kasutatakse tasustamisel ka muid viise, näiteks lähtutakse hanke objektiks oleva projekti eelarvest – kui on suurem projekt, on ka nõustamise tasu suurem. „Keskmine väiksemale organisatsioonile pakutav teenus on vahemikus 2000-5000 eurot,“ lisab ta.

Karindi soovitab hinna kokku leppida koostöö alguses. „Võiks olla eesmärk hange edukalt lõpule viia kokkulepitud ajakava raames ja siis tasuda. Muidu on konsultandi huvides protsessi venitada või kuidagi mahukamaks ajada. Hinnastamise orientiiriks võib võtta tunnihinna, aga seda ei oleks mõistlik tasustamise puhul kokku leppida ajatööna – konsultandil võib hakata eesmärk kaduma,“ annab ta nõu.

Kui suur võiks olla IT-hangete nõustamise teenuse aastane turumaht Eestis? Leego sõnul pole seda sõltumatult hinnatud. „Hindan mahuks 2-3 miljonit eurot. Sellest suurema osa moodustavad ärianalüüsi tööd,“ pakub ta.

„Raske öelda, ma arvan pigem, et väike,“ sõnab Ennus turumahu kohta ning lisab, et vaevalt küündib see üle miljoni euro aastas.