Kütt: Kuidas kirjutada mõistlikke nõudeid? 4. osa

Kuigi leidub palju positiivseid näiteid mõistlikult kirjutatud nõuetest, on negatiivsed näited tavaliselt õpetlikumad. Seega tuginen selgitamisel päris elus ikka ja jälle esile kerkivatele negatiivsetele mustritele.

Ära räägi prioriteetidest

Kui pakkumiskutsest ei selgu, mis on nõuete prioriteetide mõju projektile, tuleks need hakedokumendist välja jätta. Igasugune konkreetse funktsioonita infokild suurendab tõenäosust, et seda mõistetakse valesti, suurendades seega projekti riske. Liiatigi on organisatsioonid tihti võimetud mõistlikke prioriteete kehtestama. Asjaolu, et enamik nõudeid on loetletud kõrgeima prioriteediga, annab teada ainult suutmatusest prioriteete seada. See ei ole tingimata sõnum, mida maailmale edastada.

Ära räägi soovitavatest asjadest

Kui teenusepakkuja tahab ellu jääda, pakub ta minimaalset jätkusuutlikku teenust maksimaalse raha eest. Seega, kui millegi tegemata jätmine ei mõjuta pikas perspektiivis saadavat tulu, seda ei tehta. Kui miskit on vaja teha, on seda vaja. Kui seda vaja ei ole,ei ole mõistlik aega kulutada.

Kehtib ka eeltoodud liiase informatsiooni printsiip. Pakkujal lihtsalt puudub võimalus hinnata, kelle ja millise ”sooviga” on tegemist ning milline on nende nõuete mõju pakkumise hindamisele. On oluline vahe, kas tegu on hankekomisjoni esimehe lemmikteemaga või hanke kirjutanud ametniku uitmõttega. Igatahes suurendavad sedalaadi ebamäärasused pakkuja poolt tegemist vajavate eelduste hulka, ajades sellega üles projekti riskid ning hinna.

Eralda operatiivne hind arendushinnast

Arendushind on ühekordne tulemi üle andmisel makstav tasu, mida mõõdetakse eurodes. Operatiivne hind on regulaarne osutatud teenusest sõltuv tasu, mida mõõdetakse eurodes ajaühiku kohta. Tegu on kahe põhimõtteliselt erineva kontseptsiooniga, mida tuleks soovitavalt käsitleda lausa erinevates hangetes. Eri hindade eraldamise aluseks on arusaam tellitavast tulemusest.

Näiteks tulemus ”mass-e-maili saatmise lahendus” sisaldab endas peidetud operatiivset elementi, kuna sellise serveri rämps-posti nimekirjadest eemal hoidmine on omaette mahukas tegevus.  Kindlasti saab operatiivse hinna lihtsa majandusarvutuse abil muuta ühekordseks, kuid see vajaks järjekordselt eeldust pakkuja poolt ning on seega ebamäärasuse allikas hankes.

Eelda, et pakkuja on just saabunud Montevideost

Tihti tundub hankijale, et tema süsteem on unikaalselt kaunis ning sellisena ainulaadne. Mistõttu suudab sellega midagi teha ainult taustateadmisi omav arendaja. Too arendaja aga juba omab taustateadmist ja igasuguse dokumentatsiooni või ka konkreetsete nõuetelisamine hankedokumendile on seega liiast. Tegu on mitmes mõttes vildaka loogikaga. Juba ainuüksi rahaliselt ei ole tulemusel erilist vahet. Jah, uuel tegijal kulub ilmselt rohkem aega ja vaeva, aga kas siis vana tegija oma positsiooni ära kasutamata jätab? Hoolikal vaatlusel selgub, et tegu on ennast taastootva olukorraga - mida rohkem üks arendaja süsteemi kallal toimetab, seda suuremaks kasvab lõhe tema ja kõigi ülejäänud turuosaliste teadmiste vahel ja seda eelistatumas positsioonis ta on.

Kirjelda keskkonda

Väga harva õnnestub kellelgi luua süsteemi täiesti nullist, tühjale kohale. Reeglina kas muudetakse olemasolevat, liidestutakse teiste süsteemidega või vähemalt migreeritakse andmed. Vähegi keerulisema süsteemi puhul on tegu väga olulise ebamäärasuse allikaga: mida me täpselt peame ümber kirjutama, millega me peame elama ning mida me peame muutma? Mahukamate hangete puhul on mõistlik koostada lausa eraldi dokument, mis seda kõike kirjeldab ja arendaja ning hankija vastutuse vahele selge piiri tõmbab.

Kirjelda pakutavat

Tarkvaraprojekti puhul on alati tegemist hankija ja tarnija koostöös valmiva tulemiga. Tarnija paneb omalt poolt pakutava pakkumises kenasti lauale. Aga mida toob lauale hankija? Omalt poolt pakutav on mõistlik võimalikult põhjalikult kirja panna, seda eriti füüsilise keskkonna ning inimeste aja osas.

Füüsilise keskkonnana pean silmas peamiselt kontoripinda ja nõupidamisteruume aga ka näiteks parkimist. Inimesed on reeglina peamine, mida hankija projekti panustab. Reaalne juurdepääs neile on tihti kriitilise tähtsusega. On ju selge, et analüütiku töö ühe inimesega tund aega nädalas on erinev analüütiku tööst, kel on seitse päeva nädalas juurdepääs kümneliikmelisele meeskonnale. Jällegi on tegu suurepärase võimalusega pakkumisdokumendi ebamäärasust vähendada. Samas on oluline kirjeldada ka kehtivaid piiranguid. Meenub lugu, kus allhankija töötajad sikutasid neile kasutada antud kontoriossa diivani ja sangpommid ning põhimõtteliselt kolisid sisse.

Loodetavasti aitas artiklite sari mõistlikke hankedokumente lihtsam kirjutada. Isegi, kui mõni tõde tundus ilmselgena, on nad kõik maha kirjutatud igapäevase elu õõvastavate näidete pealt. Selliseid asju juhtub - loodetavasti tulevikus üha vähem.

 

 

Autor: Andres Kütt