Hankespetsialistid on "kuum kaup“

Tegu oli eelkõige kesksetele hankijatele suunatud koolitusega. Minu eesmärk sellele koolitusele kandideerimisel oli saada rohkem teadmisi, kogemusi ja julgust erinevatelt praktikutelt ning jagada saadud teadmisi koolituste kaudu Eestis tegutsevatele praktikutele.

Selline koolitus oli esmakordne. Euroopa Komisjon edastas soovi ning Viini majandus- ja äriülikool (WU Executive Academy) koostöös Austria Föderaalse hankeorganisatsiooniga (BBG) panid koolituse kokku. Kokku osales sellel koolitusel 33 osalejat 19 erinevast Euroopa riigist. Eestist osales peale minu, Alice Reiseli veel ka Eveli Bauer.

Koolitus oli mõeldud eelkõige kesksetele hankijatele ja eesmärk oli pakkuda kaasaegseid teadmisi, tutvustada kaasaegseid riigihangete vahendeid ja erinevaid meetodeid. Samuti tõsta kesksete hankijate professionaalsust, mis tagaks tõhusa hankepoliitika ning -tavad, parima hinna ja kvaliteedi suhte hangetes.

Näiteks, kui varem kasutati palju madalaimat maksumust, siis koolituse üks olulisemaid teemasid oli kindlasti ka parima hinna ja kvaliteedi suhte võimalikkus ja selle seadmine ning mõõtmine. Hindamiskriteeriumite seadmine ja nende hilisem mõõtmine on keeruline ja kõige rohkem aega nõudvam tegevus, mille puhul ei ole kunagi üheselt lihtsat ja head meetodit.

Samuti käsitleti poliitiliste eesmärkide rakendamist, mis võimaldaks väikeettevõtete paremat juurdepääsu riigihangete turgudele, soodustada keskkonna ja sotsiaalset jätkusuutlikkust ning edendada innovatsiooni.

Koolitajate meeskond, kes eespool nimetatud kogemusi ja teadmisi jagasid, koosnes riigihangete ekspertidest ning tuntud õppejõududest Viini majandus- ja äriülikoolist (WU).

Koolituse raames jagati teadmisi ning juhiseid hankijatele, kuidas teha selged ja arusaadavad hankedokumendid, kuidas arendada ja koolitada personali, et nad oskaksid hankedokumente kokku panna nii, et see oleks ka pakkujatele arusaadav. Oluline oli ka, et loodud dokumendid oleksid kõikides Euroopa liikmesriikides üheselt arusaadavad. Üks olulisemaid koolituse eesmärke oli luua ühtne hankijate omavaheline võrgustik. Sertifikaatide üleandmisel ütles Euroopa Komisjoni esindaja, et oleme riigihangete tuleviku arhitektid, mis tähendab põhjalikku enesearendust ja teadmiste ning oskuste edasi andmist.

Alustasin hankemaailmas 2011. aastal, pakkujana. 2013. aastal alustasin tööd Politsei- ja Piirivalveameti (PPA) hanke peaspetsialistina. PPA-s sai hankida erinevaid tooteid ja teenuseid. Kuna olen ise militaartaustaga, siis tahtsin just keerulisemaid hankeid teha. Alustasingi väga julgelt ja minu üks esmaseid hankeid oli PPA relvastuse välja vahetamine. Edasi sai tehtud hankeid näiteks lennukite varuosade soetamiseks ja hoolduseks, PPA vormivarustuse ümbervahetamiseks ning osalesin ka minimaalselt ID-kaardi hankedokumentide ettevalmistusprotsessis. See oli muidugi vaid väga lühike nimekiri tehtud hangetest.

Alates 2017 suvest töötan ma Riigi Tugiteenuste Keskuses riigihangete spetsialistina ning teenuste ja toodete hankimise valdkond on veelgi laiem. Samuti pakume hanke alast nõustamisteenust enda koostööpartneritele.

Ei ole lihtne, kindlasti mitte. Selleks, et hankemaailmas eksisteerida ja „ellu jääda“, peab omama teadmisi protsessi- ja projektijuhtimisest, omama häid metoodilisi teadmisi seadusandlusest, samuti head läbirääkimisoskust, koostööoskust ja strateegilist mõtlemist ning mis peamine, peab suutma kõiki neid kompetentse kasutada õigete hankeprotsesside läbiviimisel.

Miks seda siiski kõike vaja on? Kuna paremate teadmiste tulemusel sünnib parem strateegia, see omakorda aga tagab parima lahenduse, mille tulemusel saame soovitud toote või teenuse. Me peame alati suutma pakkujatest olla n-ö ühe sammu võrra ees. Tuleb osata seostada ja analüüsida ning osata lugeda ridade vahelt. Hankespetsialistiks ei saa lihtsalt, seda näitas ka Viini väga intensiivse 6-nädalase programmi läbimine.

Tänane hankija ei mõtle eriti selle peale. Ajalimiit on enamasti väga väike ja soov saada midagi nüüd ja kohe seab spetsialistile suure ajasurve. Et teha midagi hästi, peavad sul olema kogemused ja teadmised ning oskus vajalikku informatsiooni otsida ja leida.

Hankemaailma copy ja paste ütlus ei vasta kindlasti tõele, sest nüansid on väga erinevad ja copy´da saab väga minimaalselt. Hankespetsialisti amet on väga stressirohke, sest oled hankija ja pakkuja vahel, kel mõlemal on oma ootused. See lahendus, mida täna tahame, võiks olla koostöö vormis. Liialt ranged tingimused seavad pakkumuste esitamise küsimärgi alla. Hankija peab oskama mõista ka pakkujat ja hankedokumendid koostama selliselt, et turukonkurents oleks piisavalt hästi tagatud. Väga oluline on teha turuanalüüse, suhelda ja osata kuulata, mida tänane turg meile pakub ja alles siis luua dokument, mis lõppkokkuvõttes tähendab parimat lahendust parimast hinna ja kvaliteedi suhtest lähtuvalt. Jätkuvalt, kõige aluseks on siiski koostöö. Turg areneb meeletu kiirusega ning selleks, et ajaga kaasa käia, peame mõtlema laiemalt ja oskama olla avatud.

Turuanalüüsi võimalus on ka seaduses välja toodud. Oluline on see, et see oleks dokumenteeritud ja kõigile huvitatud isikutele avalikult kättesaadav. Arutada ei ole keelatud ja pigem soovitataksegi teha ümarlaudasid, et laua taga oleks kõik huvitatud osapooled, kes meile soovitud teenust või toodet pakkuda saaksid. Käsitleda ei tohiks kvalifitseerimise tingimusi ja hindamiskriteeriume.

Hankemaailmas eksisteerida ja „ellu jääda“ tähendab pidevat enesearendust ja head ajaplaneerimise oskust. Hea tahtmise juures, õigete oskuste ja teadmistega jõuab vajaliku tulemuseni. Viinis läbi viidud kursuse eesmärk oligi anda edasi kaasaegsed riigihangete teadmised ja oskused. Lisaks, kui on olemas ühine võrgustik, saab vajalikke kogemusi vahetada üle Euroopa erinevate riikide vahel.

Hankespetsialistid on nö „kuum kaup“, keda kunagi ei ole. Meil ei ole Eestis koole, kus selliseid spetsialiste välja õpetatakse. Tallinna Majanduskoolis on üks kursus nüüdseks olemas, aga spetsiaalset hankespetsialistide väljaõpet, kui sellist meil tegelikult ei ole. Üldjuhul otsitakse kas majandus- või siis juriidilise taustaga inimesi selle ameti peale, kuna siis on välja koolitamine mõnevõrra lihtsam, sest nende majandus- või õigusalaste teadmiste seostamine hanke spetsiifikaga on kergem.

Siin võiks rääkida mitte ainult Eesti, vaid kogu Euroopa võtmes. Üks asi on hankijate koolitamine teoreetiliselt, aga teine asi on see, et meil on vaja kogemustega inimesi. Teadmised, mida spetsialist peab suutma hallata, on erinevad ning neid saab kinnistada vaid praktiliselt rakendades. See on kogu Euroopa probleem, et hankespetsialistid on nö „kuum kaup“, keda kunagi ei ole ja kui kellegi leiad, siis oled sa õnnega koos.

Väga tublit tööd on täna koolitamistel juba tehtud, st ühildatakse nii teooriat kui praktikat. Samuti tuuakse välja häid ja negatiivseid näiteid kohtulahendite valguses. Soovitan jätkata koolitustega ja väga palju kasu oleks ka sellest, et need koolitused oleksid rahvusvahelisel tasandil, mis võimaldaks saada juurde eelkõige teiste riikide praktikat. Inimesi tuleb koolitada ja muidugi ka väärtustada, sest hankijate käes on avaliku sektori raha ning kui meil on selles valdkonnas tööl spetsialist, kes seda tööd teha ei oska või ka ei julge, siis on see sama hea kui anda lapse kätte oma palk ja öelda, et kasuta seda nüüd mõistlikult. Siis võib tulemus olla nii- ja naapidine.

Aeg on oluline võtmetegur. Hankeprotsessi ei saa läbi viia kiirendatud kujul mingi ajasurve tõttu. Eeltöö, alusdokumentide koostamine, hindamine – see kõik on väga ajamahukas ja eelkõige väga vastutusrikas tegevus, mida ei tohiks teha kiirustades.

Innovatsioonihangete ja uute hangete kasutusele võtmine tundub põnev. Kui me räägime teenuspõhisest majandusest, siis minu hinnangul ongi teenuste disain tegelikult innovatsioon. Me loome midagi, mida varasemalt ei ole olnud ja üritame sinna leida viisid, mis oleksid kõigile osapooltele rahuldust pakkuvad. Innovatsioon on ju tegelikult raamidest välja mõtlemine. Siin me ei saa rääkida copy ja paste hankimisest. Lisaks toob innovatsiooni hankimine turu mugavustsoonist välja ning annab võimaluse rohkem võib-olla ka väikeettevõtetele. Innovatsioon on see, millega me saaksime eristuda ja areneda ning on väga kurb, kui seda hangetes ei tehta. Arvan, et põhjus on eelkõige teadmatuses, puudulikes oskustes, väheses julguses ja puudu olevas ajas.

Jah, on ikka mõned. Ka Euroopa mastaabis on innovatsioonihangete osakaal väike. Innovatsiooni saab erinevalt hankida. Oluline on ajaline määratlus ja soov millegi uuendusliku järele. Innovatsiooni tulemuslikkus ei pruugi avalduda kohe, kuid ajalises mõttes võime rääkida (olenevalt teenuse objektist) kas või keskkonnasäästlikkusest.

IT on valdkond, mis areneb väga kiiresti. Kui soetada täna midagi uut, siis võib olla üsna kindel, et sellest tark- või riistvarast luuakse juba täiendatud versiooni. Kõik muutub nii kiiresti ja selleks, et me ei jääks süsteemidega jalgu ega takistaks teiste üksuste tööd, siis on väga oluline, et me IT-d hangiksime. Me tahame, võiks isegi öelda, et vajame ju kõik kiiremaid ja paremaid lahendusi nüüd ja kohe, sest meie ajaline ressurss on piiratud.

IT hankimine on keeruline, sest turg areneb väga kiiresti ning IT on valdkond, millest me ei saa üle ega ümber. Eesti mastaabis hankimine on võib-olla keeruline ka seetõttu, et meie mahud võrreldes teiste Euroopa riikidega on väga väikesed ja seega on hinnatase hoopis teine. Lisaks on IT keel väga keeruline. Kui räägime hankespetsialistidest, siis IT keelt räägivad veel vähesemad.

Olge aktiivsed iseendaga tööd tegema, olge julged uusi asju proovima ja näidake uute asjade/teenuste hankimise puhul üles initsiatiivi ning kasutagem erinevaid menetlusliike. Areng tuleb ainult siis, kui me ise seda tahame. Soovitan kõigil end harida nii Eestis kui ka Euroopa tasandil kogemuste vahetamiseks. Kolmandaks võtke endale aega ja püüdke mitte läbi põleda.

Alice Reisel esines 19. märtsil seminaril "Kuidas riigi IT-hangetel edukalt toime tulla?".