Kuidas valida sobivat ERP-süsteemi ja partnerit, kellele usaldada ERP juurutus

Enamasti tehakse see valik juba ettevõtte algusfaasis, kui pannakse paika esimesed finantsarvestuse protsessid. Siiski võib tekkida vajadus ERP-süsteemi vahetamiseks ka hilisemas etapis, kui olemasolev tehnoloogia ei suuda enam rahuldada kasvava äriprotsessi nõudeid või ettevõtte laienemisega kaasnevaid väljakutseid.

Olenemata ettevõtte arenguetapist, on õige ERP-süsteemi valik äärmiselt oluline, kuna see suurendab organisatsiooni tõhusust, automatiseerides äriprotsesse ja võimaldades paremat andmetöötlust. ERP-tarkvara võib organisatsioonile tuua palju kasu kui ka kahju, olenevalt ERP-süsteemi valikust. Seega on tähtis see protsess algusest peale õigesti läbi viia.

Esmalt tuleb ettevõttel kindlasti selgeks teha, millised probleeme uus tarkvara lahendab ja mis võimalusi avab. Antud samm on otsustava tähtsusega, kuna loob aluse tõhusa ja edukalt toimiva süsteemi valimiseks.

Iga ettevõte on unikaalne, omades eri eesmärke, väljakutseid ja äriprotsessi nõudeid. Seetõttu on vaja täpsustada, millised funktsioonid, omadused ja protsessid on ettevõtte jaoks kõige olulisemad ning millised vähem olulised.

Näiteks tootmisettevõtte jaoks sobib Monitor ERP tarkvara, sest aitab kõiki tootmisprotsesse optimaalselt juhtida.

Peamised faktorid, mida väikeettevõtetel tuleb ERP valimisel arvesse võtta, on järgnevad. Esiteks lihtsus ja kasutusmugavus. Väikeettevõtetel võib olla piiratud IT-tugi ja tehniline ekspertiis. Intuitiivne, kasutajasõbralik ja lihtsasti rakendatav ERP-lahendus võib vähendada vajadust ulatusliku koolituse järele ning aitab tagada sujuvat töö alustamist või üleminekut.

Teiseks kuluefektiivsus. Sageli on väikeettevõtetel piiratud eelarve ja muud ressursid. Valides ERP-süsteemi, mis pakub taskukohaseid ja paindlikke hinnamudeleid, aitate vähendada algkulu ja pidevat hoolduskulu.

Kolmandaks skaleeritavus. Kuigi väikeettevõtetel pole ehk kohest plaani kiireks laienemiseks, on ERP võimekus kasvada koos ettevõttega siiski oluline. Skaleeritava tarkvara valimine tagab, et süsteem saab tulevikus hakkama kasvava andmemahu, lisanduvate kasutajate, töötajate arvu muutuse ja äri komplekssusega.

Suurtel rahvusvahelistel ettevõtetel või kiiresti kasvavatel äridel on keerukad organisatsioonilised struktuurid, palju tegevusvaldkondi ja mitmekesised funktsionaalsed nõudmised. Nende jaoks tuleb ERP-süsteemi valikul kaaluda järgmisi tegureid.

Esiteks lokaliseerimine ja rahvusvaheline vastavus. Kuna tegemist on rahvusvaheliste ettevõtetega, vajavad nad ERP-süsteemi, mis toetab mitmeid keeli, valuutasid ja kohalikke maksureegleid. Kohalike nõuetele vastavus aitab vältida õiguslikke ja finantsprobleeme uutele turgudele laienemisel.

Teiseks võimas funktsionaalsus. Suurte ettevõtete jaoks on oluline, et ERP-süsteemid pakuksid laia valikut funktsioone ja mooduleid, et toetada nende keerulisi äriprotsesse. See hõlmab võimalusi näiteks arvete ja maksete haldamiseks, ostujuhtimiseks, palgaarvestuseks, konsolideerimiseks, põhjaliku aruandluse tegemiseks, eelarvestamiseks ja palju muud.

Kolmandaks integratsioon erinevate süsteemidega. Suurtes ettevõtetes võib juba olla kasutusel mitmesugust tarkvara ja süsteeme, näiteks projektijuhtimise tarkvara, ärianalüütika programm või sisemine andmebaas. ERP-süsteemi otsene integratsioon olemasolevate tööriistadega parandab töö efektiivsust, võimaldades andmete sujuvat liikumist ja tagades andmete ühtsuse kogu ettevõttes.

Kui vajadused on selgeks tehtud ja dokumenteeritud, on järgmine oluline samm põhjalik turuanalüüs erinevate süsteemide, nende võimaluste ja pakkujate kohta. Selles etapis on oluline võrrelda programmide funktsionaalsust, hindu ja kasutajakogemust ning erilist tähelepanu tuleks pöörata juurutuspartneri valikule. Õige partneri leidmine tagab sujuva ja eduka juurutusprotsessi ning aitab maksimeerida investeeringu tootlust.

ERP partneri leidmisel on mitmeid aspekte, mida tuleb silmas pidada. Esiteks tiimi ekspertiis ja kogemus. Tähtis on hinnata partneri meeskonna oskusi ERP-süsteemide juurutamisel erinevates valdkondades ja organisatsioonides, tutvudes nende varasemate projektide ja kliendilugudega. Samuti omab ideaalne partner mitmekesist meeskonda, kus on lisaks tehnilistele ekspertidele ka funktsionaalsed konsultandid.

Nad on spetsialiseerunud kindlatele ärivaldkondadele ja omavad sügavat arusaama erinevate protsesside ja nõuete kohta. Näiteks võivad nad olla kogenud raamatupidajad või finantskontrollerid, kes kindlatele ärivaldkondadele spetsialiseerununa aitavad mõista ettevõtte vajadusi ja tagada, et ERP-süsteem nendele vastab.

Edasi paindlikkus. ERP juurutamine võib hõlmata kohandamist, integreerimist ja muude süsteemidega seotud keerulisi väljakutseid. Seega on oluline, et valitud partner suudaks kohanduda organisatsiooni eripäradele ning tagada tõhus ja sujuv koostöö.

Hea partner mõistab teie ettevõtte unikaalseid vajadusi ja pakub kohandatud lahendusi vastavalt spetsiifilistele nõuetele. Lisaks peab partner olema paindlik ka ajakava ja ressursside osas ning võtma arvesse kliendi tagasisidet.

Oluline on ka projektijuhtimine. Tuleb kasuks, kui partneril on kindel protsess, mille kaudu nad juhivad ERP-süsteemi juurutamist. See peaks hõlmama eri etappe nagu nõustamine, planeerimine, kohandamine, testimine, käivitamine ja tugi pärast käivitust. Struktureeritud protsess ja selge ajakava tagavad projekti sujuva kulgemise, läbipaistvuse igas etapis ja aitavad hinnata projekti edenemist.

Paar kuud tagasi oli Sisu Tech, alustav tehnoloogiaettevõte hasartmängude korraldamise valdkonnas, sarnase valiku ees – millist majandustarkvara kasutusele võtta, et toetada kiiret ärikasvu ja maksimeerida operatsioonide efektiivsust.

Jälgides eelnevalt kirjeldatud protsessi, selgitati esmalt välja kõige kriitilisem funktsionaalsus, mis tarkvaral peab olema, samuti teised olulised aspektid, millele tuleb tähelepanu pöörata.

Kuna tegemist on kontserniga, mille koosseisu kuulusid mitmed ettevõtted eri riikides, oli äärmiselt vajalik, et valitud tarkvara sisaldaks konsolideerimismoodulit, mis toetab välisvaluutade ja lokaliseerimise vajadusi.

Oluliseks faktoriks oli ka tarkvara võime suhelda teiste süsteemidega, võimaldades automatiseeritud andmevahetust eri platvormide vahel. Lisaks tehnilistele võimalustele kaaluti ka muid aspekte, sealhulgas litsentside ja juurutuse maksumust, kasutajatoe ja juhendite olemasolu, pilvelahendust, andmete turvalisust ning migreerimise võimalusi.

Sisu Tech viis läbi põhjaliku turuanalüüsi ning pärast hoolikat kaalutlemist, suhtlemist erinevate tarkvarapakkujatega ja lahenduste testimist, otsustati Oracle NetSuite ERP-süsteemi kasuks. NetSuite Cloud on tuntud rahvusvahelisel turul ning seda kasutavad ettevõtted erinevates suurustes ja asukohtades.

Kuna Sisu Techi emaettevõte asub Eestis, valiti juurutuspartneriks Rocksoft OÜ, mille meeskonnal on üle 20 aasta kogemust ERP-süsteemide käivitamisel mitmesuguste B2B ja B2C ettevõtetega Eestis, Norras, Lätis, Leedus, teistes Euroopa riikides ning ka USAs. Kuigi projekt on veel käimas, on Rocksofti konsultandid juba algusest peale jätnud väga professionaalse mulje. Nad on valmis kohanduma Sisu Techi soovidega, sealhulgas sealhulgas projekti käivitamisega piiratud aja jooksul, samuti pakuvad struktureeritud lähenemist iganädalaste kohtumiste ja pideva kommunikatsiooni kaudu.

Kokkuvõtteks võib öelda, et uue ERP-süsteemi valimine ja juurutamine on kompleksne protsess, mis nõuab põhjalikku kaalumist ja arvestamist erinevate aspektidega. Õige süsteemi valik ja kogenud partneri kaasamine aitavad tagada projekti edukuse, suurendada organisatsiooni efektiivsust ning vältida probleeme.

Erik Toom

[email protected] ja 502 1266

Rocksoft OÜ, Lõõtsa 5, 11415 Tallinn