Pädev IT-juht suudab IT-eelarvest 10-20% kokku hoida

Sõltuvalt ettevõtte suurusest on IT-juhi roll erinev. Umbes 10 töökohaga ettevõtetel on vaja kedagi, kes aitab õiget riistvara ja teenuseid osta, äri toimimiseks vajalikke rakendusi püsti hoida ja IT-partnerite infot vahendada. Üle 50 töökohaga ettevõtetel kulub aga IT korraldamise peale juba kuni pool tööaega ja päris suurtel firmadel on IT-juhtimine mitme inimese töö.

Kusjuures IT-juhil ei pea sugugi olema täiskohaga töökoht, vaid võib olla ka roll, kus kogu vajalik töö saab 25% koormusega tehtud ja ülejäänu jääb juba IT-spetsialisti teha. On ju ka mitmetes firmades tööl IT-juht, kes teeb tegelikult 75% ajast spetsialisti tööd. Arusaadavalt võib IT-juhi koormus olla väga muutuv.

Pädev ja teadlik IT-juht suudab IT-keskkonna optimaalselt ning läbipaistvalt tööle panna ja selgeid ning arusaadavaid vastuseid anda. Samuti suudab ta oma valdkonna eelarvest 10–20% või rohkemgi kokku hoida, seejuures IT üldist kvaliteeti märgatavalt tõstes.  

Milliseid ootusi IT-juhile seada?

Need ajad on möödas, kus IT-juht vaikselt oma toas istus, serverite ning arvutite toimimisel silma peal hoidis ning uue tehnika ostmiseks raha käis küsimas.

Tänapäeval on IT-juht täieõiguslik juhtkonna liige, kes tunneb äri ning olulisemaid äriprotsesse, mõtleb pidevalt kaasa ning suudab ka ise äri jaoks uusi lahendusi välja pakkuda. Loomulikult on IT-juhil olemas hea ülevaade kogu infrastruktuurist ja tähtsamatest rakendustest, samuti selge eelarve. Lisaks on heal IT-juhil vähemalt peas olemas nimekiri suurematest riskikohtadest, mis võivad ettevõtte toimimist olulisel määral häirida.

Ärijuhtidel tasub ise ka julgelt IT-juhile ootusi väljendada ja paluda mõelda erinevate võimaluste peale, kuidas saaks IT-d efektiivsemalt juurutada. Arvestades tänaseid võimalusi, ei tasu karta, et IT-juhil pole midagi teha – pigem on küsimus selles, kas väljamõeldud lahendused on tasuvad ja kas ettevõttel endal on võimekust neid juurutada. Sageli kipub olema ka nii, et pikaajalisemad juhtivtöötajad ise ei julge muudatusi teha ning kardavad uusi projekte.

Kui majas on uus IT-juht, siis on ootused talle kindlasti suured ning tema värske pilk aitab tõenäoliselt üles leida võimalikud optimeerimiskohad ning suuremad vajakajäämised. Tavaliselt alustab uus IT-juht sellest, et harutab olemasoleva keskkonna detailideni lahti ja ehitab üles, suundudes alles seejärel ärirakenduste juurde.

IT-juhi põhilised ülesanded võiksid olla lisaks oma osakonna juhtimisele ja IT-varadest detailse ülevaate omamisele IT-keskkonna kaardistamine ja dokumenteerimine, IT-vajaduste väljaselgitamine, IT-keskkonna optimeerimine ja arenguplaanide koostamine,  IT-eelarve koostamine ja jälgimine ning IT-projektide juhtimine. Lisaks on IT-juhi kohustused ettevõtte esindamine omas valdkonnas koostööpartnerite juures,  IT-hangete korraldamine ja koordineerimine ning suuremate probleemide lahendamise juhtimine, IT-poliitika ja eeskirjade loomine ning juurutamine ettevõttes.

Kas minu IT on heal tasemel? 

Kui IT-juhti ettevõttes ei ole ja mitmed partnerid on eri ajal IT-süsteemidesse mitmesuguseid komponente juurutanud, siis on suur tõenäosus, et IT-keskkond ei vasta vajadustele. Sel juhul tasuks selle valdkonna vastutaja käest uurida, kas on olemas arusaadav kaardistus, kuidas IT-keskkond on üles ehitatud, kui palju on ettevõttel arvuteid, printereid ja servereid ning kas need on ikka täielikult litsentsitud IT eest vastutaval isikul peaksid olemas ka vastavad dokumendid, kus on kirjas, millised seadmed on millal litsentsitud ning samuti kogu ettevõtte riist- ja tarkvara hulk.

Tänapäeval on ilmselge, et kõigist serveris olevatest olulistest andmetest ja rakendustest tehakse regulaarselt varukoopiaid, kuid kas see on ka nii teie ettevõttes? Samuti peaks iga ettevõtte juht olema teadlik, kuidas toimida, kui ettevõtte oluliste teenuste pakkumisel peaks tekkima mingi suur takistus, ning teadma, kui kiirelt suudetakse kriitilised teenused taastada.

Heaks toimimiseks peaks ettevõttel olema olemas dokumendid, mis võtavad kokku IT-valdkonna arenguvajadused, toovad välja suuremad kitsaskohad ning annavad selge ülevaate IT-kuludest. Vähetähtis pole ka turvalisuse küsimus ehk selge peab olema, kes ja kuidas saab ligi ettevõtte olulistele andmetele ning et oluline riistvara oleks ka füüsiliselt turvatud.

Kui IT eest vastutajad suudavad anda kõigile neile teemadele selge vastuse, on valitud IT-partner või -juht oma ülesannete kõrgusel. Muidugi saab tellida ka auditi, mis tuvastab suuremad ohu- ning arengukohad ja toob välja ka kõik optimeerimisvõimalused. Ebamõistlike kulutuste korral võib optimeerimiskohtade tuvastamine auditi maksumuse juba mõne kuuga tagasi teenida.  Mida suurem on ettevõte, seda olulisem on IT-juhi roll. 50 töökohaga ettevõttele suudab IT-juht kindlasti juba üksjagu väärtust luua. Kui IT-juhti ei palgata, tuleb tema töö ettevõttes siiski ära teha: seda teevad siis töötajad kamba peale ning tulenevalt erialase pädevuse puudumisest nii, kuidas ja millal juhtub.

Artikkel ilmus esmakordselt Eesti Telekomi kliendiajakirja Lahendus juunikuu numbris.