E-arvetele üleminek säästaks sadu miljoneid eurosid

Paberasjaajamise lõpp on lähedal. Võidumehed on need, kes seda teistest varem taipavad ning konkurentide ees edumaa saavutavad. Seda nii eraisikute, ettevõtete kui ka riikide tasandil. Ja võita on palju.

Rahvusvahelise arveldusfirma Billentis hiljuti Euroopas tehtud uuringu järgi säästab ettevõte ainuüksi e-arvetele üleminekul iga sissetuleva paber- või pdf-arve pealt 11 eurot. Pdf-arved on oma olemuselt samuti paberarved ega sisalda masinloetavaid andmeid.

Meie andmetel liigub Eestis aastas ligikaudu 60 miljonit arvet. Arvetest, mis liiguvad ettevõttelt ettevõttele, on praegu pdf-kujul umbes 80%, paberkujul 5% ning e-arveid 15%. Seega võiks Eesti ühiskond tervikuna masinloetavatele e-arvetele üleminekuga võita sadu miljoneid eurosid aastas. See teeb iga elaniku kohta mitukümmend eurot kuus.

Miks me siis ikka veel ajast ja arust paber- ja pdf-arvetega majandame? Peamiselt mugavusest ja laiskusest. E-arvetele üleminek nõuab eelkõige mõtteviisi muutust, vajalikud investeeringud tarkvarasse ja koolitusse tasuvad end kiiresti ära. Billentise uuringu kohaselt on e-arvete saatmise protsess paberarvete saatmisest ligi 60 protsenti odavam.

Paberarvetega võrreldes on e-arvete kasutamine saatja jaoks kindlasti odavam ja keskkonnasõbralikum. Vastuvõtja jaoks on e-arvete kasutamine aga vähemalt sama suur kui mitte suuremgi kokkuhoid. Seda just varjatud kulu tõttu, mis tekib paberarve saajal arvet käsitledes ning infot käsitsi süsteemidesse sisestades.

Just arvete saajad peaksid saatma signaali, et paber- ning pdf-arved on ebamugavad ja kulukad käsitleda. Ostjate-poolne surve võiks motiveerida ettevõtteid oma infosüsteeme kohaldama nii, et need võimaldaks üleminekut e-arveldusele ja muudaks andmevahetuse kõigi osapoolte jaoks mugavamaks.

Üks suuremaid ostjaid ja hankijaid on riik. Just riik peakski näitama eeskuju ja seadma riigihangete tegemisel üheks tingimuseks e-arvete esitamise. Erasektoris on Eestis juba ettevõtteid, kes on sarnase nõudmise oma tarnijatele kehtestanud.

Meile meeldib mõelda Eestist kui innovaatilisest ja e-lahenduste osas sõbralikust riigist, kuid e-arvetesse puutuvas võiksime kindlasti sammu lisada ja olla rahvusvaheliselt teenäitajaks. Näiteks Taani riik võtab juba aastaid vastu üksnes e-arveid, ka Soomes on e-arvete osakaal palju kõrgem kui Eestis. Eesti riik on selles küsimuses leebem ning võtab erinevate riigihangete täitjatelt vastu ka paber- ja pdf-arveid.

Aeg on sellest topeltkulust loobuda ja minna üle üksnes e-arvetele. Lisaks kulude kokkuhoiule võimaldavad e-arved senisest kvaliteetsemat ja kiiremat aruandlust, protsesside suuremat läbipaistvust, arvete maksmise suuremat kiirust ning maandavad ka inimfaktorist tulenevaid riske.

Eesti on juba loonud head eeldused e-arvete laialdasemaks kasutuselevõtuks. Meil on erinevalt mitmest teisest Euroopa riigist kehtestatud ühtne e-arve standard, mis muudab e-arvete vahetamise lihtsamaks ja sujuvamaks. Eesti eeskuju selles vallas on järgimas ka Läti ja Leedu. See loob lähitulevikus eeldused ka Balti riikide ühtse arveldusruumi tekkeks. Neid eeldusi peaksime kindlasti kasutama.