CM: Tieto kogemus: outsourcing ehk vastutuse delegeerimine tõhustab ettevõtte igapäevatööd

Töötajaid asendada ei ole kerge – väga raske on leida head, pädevat ja lojaalset inimest mistahes ametikohale. Töötajatega seotud riski hinnatakse sageli kõrgeimaks just tänu inimliku eksimuse võimalusele, mida töösuhetes alati maandada ei ole võimalik.

Üheks võimaluseks on ülesannete outsourcing ehk vastutuse ja ülesannete delegeerimine lepingupartnerile, kelle meeskond on piisavalt suur tagamaks vajalik kompetents ning seda ka pidevalt edasi arendada. Lisaks võimaldab see juhtida äririske lepingu abil, mis tagab võrdse vastutuse ega sea ühe poole õigusi teisest kõrgemale.

Delegeerida saab erinevaid valdkondi erineval moel. Keskendudes Tieto kogemustele, aitame leida vastuse, kas ja miks peaks kaaluda IT-s outsourcing ’ut arvestatava alternatiivina senisele juhtimismudelile.

Info juhtimine kui ettevõtte edu võti

Iga päevaga suureneb hallatava informatsiooni hulk ning seetõttu suureneb ka nende töötajate koormus, kes vastutavad ettevõtte arengu ja töö kvaliteedi eest. Täna räägitakse seetõttu uutest võtmerollidest juhtkonnas nagu infojuht või andmeturbe juht. Andmete hulk ja oskus seda äri eduks kasutada annab täna konkurentsieelise, andmete turvalisus on aga see, mis info kasvades või hajuda ja seada ohtu nii andmete terviklikkuse kui ärisaladuste kaitse. Ja kui siia juurde lisada veel üks oluline tegur tänases ärikeskkonnas – kvalifitseeritud tööjõu nappus – annab see tõuke alternatiivsetele võimalustele, millest üheks käepärasemaks on just vastutuse delegeerimine partnerettevõttele ehk outsourcing.

Aeg ideest teostuseni

Ühe ettevõtte teatud tegevuse delegeerimine ei pruugi anda rahalist kokkuhoidu, sest töötasu koos selle juurde kuuluvate maksudega arvestatakse teostajale ikka, lisaks sisaldab teenus ju ka ettevõtte kasumit. Samas tagab teenus paindliku arvestuse ning tasu makstakse üldjuhul kas valmisoleku või reaalselt tehtava töö eest, sageli on need omavahel kombineeritud.

Rahaline võit on aga kindlasti võimalik, kui mitu sama valdkonna ettevõtet otsustab teenust ühiselt sisse osta. See võimaldab teenusepakkujal kompetentsi ja ressurssi jagada, mistõttu teenuse omahind kujuneb soodsamaks. Loomulikult sõltub see suuresti turuhinnast, mida omakorda mõjutab konkurents kas teenuse ja tööjõu või mitme teenusepakkuja vahel. Ühishankeid korraldatakse üha rohkem, julgemini tuleks neisse suhtuda ka IT-valdkonna teenuste hankimisel. See oleks kasulik nii hankijatele kui pakkujale, kuna suurema mahu pealt saab pakkuda soodsamat hinda.  Samas tagab suurem maht ka suurema kogemustepagasi teenuse osutajale.

IT koosneb mitmest eri tahust ja üldiselt võib väita, et IT ei ole täna enam konkurentsi eelis, sest see on kõigil olemas. Seega oleks mõistlik ümber hinnata ka vananenud arusaamad ning läbi mõelda, kui suure osa ettevõtte IT-st oleks mõistlik anda teenusepakkuja vastutada ning milline osa infosüsteemist, tehnoloogilisest lahendusest või arenduskeskkonnast peaks jätma oma töötajate vastutusele. 

Seejuures kehtib endiselt reegel – võrrelda tuleb võrreldavat ja lisaks teenuse sisule on oluline teenusepakkuja usaldusväärsus,  jätkusuutlikkus ning ka koormatus. Väga lihtne on teenusepakkujal end nö „lõhki müüa“ ja seeläbi võetud kohustustega hätta jääda.  Teenust sisse ostes on sageli kulude kokkuhoiust olulisem reageerimise kiirus ja aeg, mis kulub ettevõttel ideest kuni teostuseni.  Oma jõududega kulukas ja ajamahukas muudatus võib teenusena olla kiiresti ja efektiivselt lahendatav, võimaldades ettevõttel lühema tasuvusajaga keskenduda kasumi teenimisele.

Outsourcing’u vastuargumentidena tuuakse sageli väiksemad otsesed kulud teatud ülesannete lahendamisel. Peidetud kuludena jäetakse aga arvesse võtmata kasutamata tööaeg, ettevõtte üldkulud, mis samuti igale töökohale kanduvad, ning ka töötajate poolt tekitatud otsesed või kaudsed kulud. Teenuse sisseostul tuuakse need tegurid aga üldjuhul üsna detailselt välja ning enamasti moodustavad need osa teenusest. Seega võib väita, et kulusid põhjustav ehk „halb raha“ on üsna lihtne asendada teenuses nö „hea rahaga“, keskendudes tulude suurendamisele. Oluline on seega  vaadata, kas oma üksus reaalselt nende kuludega suudab ka tagada pakkumiskutses teenusepakkujale seatud nõudeid: töötajate asendamine puhkuste ajal, varude olemasolu, ööpäevaringne monitooring, lisaks püsikulud, hanke korraldamise professionaalsus ja sellele kuluvad ressursid – aeg, raha, inimesed.

Töötaja hirm töökaotuse ees pärsib ettevõtte arengut

Töötaja, kelle ametikoht võib olla teenusena sisse ostetav, kardab oma töökoha kaotust ning püüab vastuseisu kaudu seda takistada. Teisalt võib aga sellest kujuneda just tema jaoks suurepärane karjäärivõimalus, sest teenusepakkuja eesmärk on kindlustada senise kogemuse jätkamine, mida väärtustatakse omapoolse valdkondliku kogemusega. 

Nii näiteks võrguadministraatorid, analüütikud, arendajad, andmebaasi või rakenduste administraatorid on ressurss, mida otsivad täna pea kõik IT-ettevõtted ning läbi kliendisuhete on võimalus pakkuda töötajatele nii senise töökogemuse ja kolleegide säilimist kui ka uute kliendisuhete ja mitmekülgse kogemuse tekkimist.  Täna on kujunemas trend, kus ettevõtted on sunnitud oma arendajatele ja administraatoritele turu keskmisest 10-20% kõrgemat tasu maksma, et tagada töötajate motivatsioon ning püüda neid veenda mitte uusi huvipakkuvaid väljakutseid otsima.

Abi tuleb pilve piirilt

Läbi aegade on inimesed ingleid imetlenud ja neist suurt abi lootnud. Nii on täna ka IT pilveteenustega, mis võimaldavad säästa nii aega kui raha ettevõtte serverite ja nende haldusest, mida samal ajal on võimalik ka eraldi teenusena kasutada. Mis vahe on siis pilveteenusel ja IT infrastruktuuri haldusteenusel, mille hulka võib lugeda ka serverite majutust mõne partneri juures? 

Tehniliselt ja teenuse olemuselt ehk suurt vahet ei olegi, sest mõlemal juhul tarnitakse tellijale ressurss võrgu kaudu ja kuidas teenuse osutaja seda teeb, ei pruugi tellijat üldse huvitada. Samas ei ole vähetähtis fakt, et pilveteenuste tarbijaskond on sadu korda suurem, mistõttu on kulude jaotus ka erinev ning see võimaldab antud teenust veelgi soodsamalt pakkuda.  Juba on räägitud pilvemaakleritest ehk vahendajatest, kus pakuvad erinevate andmekeskuste ressurssi nö turul parima saadaoleva hinnaga. Sel puhul ei pea lõpptarbijale teenust vahendaval ettevõttel olema suurt ja tehniliselt tugevat meeskonda, oluline on orienteerumine andmekeskuste poolt pakutavate lahenduste sisus ja tagatud teenusetasemetes.

Mida rohkem, seda soodsam – see reegel kehtib ka täna ning Eestis räägitakse andmekeskuste konsolideerimisest. Samas ei ole selle eesmärk mitte odavama teenuse pakkumine vaid konkurentsis püsimine.  Üha enam ettevõtteid on aru saanud, et keskenduda tuleb oma põhitegevusele ja kõike ei pea ise tegema. Kui põhitegevuseks ongi IT nagu Tietol, tuleb seda teha efektiivselt. Seega aitab ühise riistvara kasutamine vähendada tehnilistest probleemidest tulenevat riski ning kasutada efektiivsemalt spetsiifilise kompetentsiga tööjõudu. Suurematel on selleks paremad võimalused ja väiksed jäävad paraku ajale jalgu.

Edasi efektiivsuse suunas

Eesti Raudtee omal ajal erastanud investorid pidasid suurimaks riskiallikaks töötajaid, sest inimene on ekslik ja oma töötaja ei saa kanda võrdset vastutust lepingupartneriga. Nii vähendati ettevõttes töötajaid ligi 2/3 võrra ja viidi suur osa mittepõhitegevusega seotud tegevustest teenusepõhiseks. Samal ajal suurenes ettevõtte käive ja kaubaveomaht üle kahe korra, mis näitab reformide efektiivsust. 

Outsourcing ei ole mitte ainult kulude kokkuhoid, vaid osa ettevõtte strateegilisest plaanist paremini toime tulla ja konkurentsivõimelisem olla.  IT, omades üha suuremat tähendust iga ettevõtte igapäevases töös, võib moodustada küll vaid 1-5% ettevõtte eelarvest kuid samas mõjutab ta 80% ulatuses tulusid. Kas see pole siis piisav põhjust, et sellesse tõsiselt suhtuda?

Eestis tegutseb täna ligi 2200 ettevõtet, kelle põhitegevusalaks on IT teenuste osutamine ja kuigi neist üle 90% on suhteliselt väiksed,  leidub kindlasti sobiv partner mistahes IT valdkonna katmiseks. Olgu tegemist siis Eesti või rahvusvahelise ettevõttega.

 

 

 

Heiti Mering

Sales ManagerTieto Estoniaemail: [email protected]

mobile +372 52 31174Tammsaare tee 47, Tallinn 11316, Estoniawww.tieto.com