Kaheksa trendi, mida pidada silmas äritarkvara valimisel ja juurutamisel

Käsitleme alljärgnevalt kaheksat peamist trendi, millel äritarkvara juurutamisel 2023. aastal ja pärast seda silma peal hoida ning mida arkvara valikul silmas pidada.

Ettevõtte ressursside planeerimise äritarkvara lahendused on arenenud ja laiendanud haaret, et toetada enamikke ärifunktsioone, taustaprotsessidest (raamatupidamine, personalijuhtimine, hankimine ja tootmine) kuni administreerivate funktsioonideni (müügipersonali automatiseerimine ehk SFA, turunduse automatiseerimine ja e-kaubandus).

Ettevõtted panustavad äritarkvarale mitte ainult kulude vähendamiseks – kõrvaldades üleliigsed protsessid ja automatiseerides igapäevaseid ülesandeid –, vaid ka selleks, et pakkuda oma töötajatele juurdepääsu kriitilisele teabele, tegemaks paremaid otsuseid kiiremini.

Ajalooliselt kasutasid paljud organisatsioonid kohapealseid äritarkvara rakendusi, ega tahtnud põhilisi ärirakendusi pilve usaldada, kuid see muutub kiiresti. Ettevõtted võtavad kasutusele pilvepõhise äritarkvara, et kasutada ära lihtsamat juurutamist, madalamaid kulusid, elastsust (st võimalust kasutada igal ajahetkel ainult vajalikke ressursse), uut funktsionaalsust, väiksemat vajadust sisemiste IT-ressursside järele ja võimalust lihtsalt lisada kasutajad ja funktsioonid, et kohandada äri kasvu.

Pandeemia on veelgi valgustanud pilve äritarkvara väärtust ja kiirendanud üleminekut kohapealse tarkvara kasutamisele, osaliselt seetõttu, et pilvepõhised rakendused võimaldavad töötajatel teha oma tööd kõikjal, kus on internetiühendus – nad ei pea olema kontoris.

Mõned finantsjuhid, kes soovivad majanduse ebakindluse tingimustes kulusid kärpida, suurendavad tegelikult investeeringuid pilvepõhisesse äritarkvarasse, et säästa ja oma kaugtööjõudu paremini toetada. 2020. aasta finantsjuhtide küsitlus näitas, et 20% loodab kulutada rohkem pilve äritarkvara tehnoloogiatele.

Ajalooliselt on paljud ettevõtted püüdnud juurutada ühtset äritarkvara süsteemi nii peakorteris kui ka kõigis piirkondlikes kontorites ja tütarettevõtetes. Kuid praktikas oli see lähenemisviis sageli kulukas ja selle rakendamine äärmiselt keeruline; tütarettevõtetel olid sageli erinõuded, nad ei vajanud ettevõtte süsteemi täielikku funktsionaalsust ja võitlesid universaalse lähenemisviisiga.

Seetõttu on kahetasandiline äritarkvara üks 2023. aasta peamisi trende. Kahetasandiline äritarkvara on strateegia, mis võimaldab organisatsioonidel võimendada oma investeeringuid olemasolevatesse äritarkvara süsteemidesse ettevõtte tasandil (1. tase), samas kui tütarettevõtted ja divisjonid kasutavad erinevat äritarkvara lahendust (2. tase), mis on sageli pilvepõhine.

Suuremad ettevõtted võivad jätkata oma põhilise äritarkvara süsteemi kasutamist finants- ja muude põhiprotsesside jaoks, samas kui väiksemad äriüksused kasutavad lahendusi, mis vastavad nende erivajadustele. Selle lähenemisviisi tõhusus sõltub osaliselt võimest vahetada andmeid tasandite vahel – mõned 2. tasandi pilvelahendused sisaldavad sisseehitatud võimalusi integreerimiseks ettevõtte äritarkvara süsteemidega.

Sellel lähenemisel on mitmeid eeliseid. Sageli on see odavam kui ettevõtte äritarkvara süsteemi ümberehitamine, et see töötaks kogu ettevõtte jaoks. Teise astme lahendust võib olla lihtsam rakendada ja see võib pakkuda tütarettevõtetele suuremat paindlikkust muutuvatele äritingimustele reageerimiseks.

Lisaks võib kahetasandiline lähenemine sobida paremini kiiresti kasvavatele organisatsioonidele. Nagu Gartner ütleb, peaksid suured organisatsioonid "hindama, kas kahetasandiline äritarkvara strateegia pakuks rohkem ärikasu kui ühetasandiline, eriti väikeste, potentsiaalselt kiiresti kasvavate äriüksuste moderniseerimise teel".

Digitaalne ümberkujundamine tähendab digitaaltehnoloogia integreerimist kõikidesse ärifunktsioonidesse, et parandada igapäevast tegevust. Selline lähenemine võib sageli suurendada tulusid ja konkurentsivõimet, suurendades samal ajal töötajate tootlikkust ning parandades klienditeenindust ja suhtlust.

Kuna äritarkvara komplekt puudutab tavaliselt enamikku ettevõtte valdkondadest, on see loogiline koht selle ümberkujundamise hõlbustamiseks. Tõepoolest, Accenture'i 2020. aasta äritarkvara trendide aruanne leidis, et kolmveerand Ühendkuningriigi ettevõtetest kasutab pilvepõhist äritarkvara moderniseerimise väravana. Mitmeid allpool esile tõstetud suundumusi, sealhulgas äritarkvara integreerimist asjade interneti seadmetega ning tehisintellekti ja täiustatud analüütika kasutuselevõttu, võib pidada selle digitaalse ümberkujundamise osaks.

Kuigi kaasaegne äritarkvara on ettevõtte digitaalse ümberkujundamise põhielement, on see vaid osa suuremast investeeringust tehnoloogiasse. Ettevõtted integreerivad põhiprotsesside täiustamiseks oma ärirakendusi teiste uute tehnoloogiatega, sealhulgas asjade internetiga.

Näiteks kasutavad jaemüüjad laohaldussüsteeme, mis koguvad andmeid mobiilsetelt skanneritelt ja nutikatelt konveieritelt, et jälgida kaupade liikumist laosiseselt. Mõned ettevõtted integreerivad äritarkvara e-kaubandusega, et parandada veebitellimuste töövooge, käivitades automaatselt tellimuse täitmise, värskendades varude taset ja registreerides makseid.

Eeloleval aastal on näha ka suurem seos sotsiaalmeedia ja äritarkvara vahel. Nähes ühest kohast klientide ja potentsiaalsete klientide tegevust sotsiaalmeedias, saavad ettevõtted paremini mõista oma vaatajaskonda, mis võimaldab neil täiustada oma digitaalse turunduse strateegiaid ja kliendikogemust. Integreerides sotsiaalmeedia interaktsioonide andmed müügitellimuste ajaloo ja kliendisuhtlusega, saavad ettevõtted kogu müügiprotsessist rohkem teavet ning katsetada uusi sihtimis- ja müügiviise.

Ajalooliselt oli keerukate skriptikeeltega äritarkvara platvorme raske kohandada iga ettevõtte vajadustele. Kuid organisatsioonid saavad nüüd kasutada lihtsamaks konfigureerimiseks loodud pilvepõhiseid äritarkvara platvorme või seda, mida analüütikud nimetavad madala koodiga platvormideks. Samuti on kasvav valik äritarkvara lahendusi, mis on kohandatud konkreetsete tööstusharude vajadustele.

Kuna ettevõtted keskenduvad klientidele rohkem isikupärastatud ja asjakohasemate kogemuste pakkumisele, vajavad nad äritarkvara süsteeme, mis suudaksid nende vajadustega rahuldada selliste funktsioonidega nagu hästi kohandatavad töölauad.

Üheks esilekerkivaks trendiks on tehisintellektil põhinevate abistavate ja vestlust võimaldavate kasutajaliideste (nt vestlusrobotid) kasvav populaarsus, mis suudavad tõlgendada kasutaja hääl- või tekstisisestust ning vastata küsimustele, kasutades äritarkvaras talletatud kliendi- ja tellimusteavet.

Äritarkvara süsteemidesse manustatud tehisintellekt ja masinõppe võimalused töötavad kulisside taga, et aidata rahuldada suurenenud nõudlust isikupärastamise järele ja täiustada mitmesuguseid äriprotsesse. Kui varem võisid ettevõtted mõnele äritarkvara süsteemile tehisintellekti funktsioone lisada, pakuvad nüüd rohkem müüjad nende võimalustega äritarkvara.

Tehisintellekt võib pakkuda ettevõtetele märkimisväärset kasu, sealhulgas:

* Rohkem teadmisi. Kuna organisatsioonid koguvad rohkem tegevus- ja kliendiandmeid kui kunagi varem, soovivad nad tehisintellekti, et pakkuda selle teabe põhjal väärtuslikku äriteavet. Tehisintellekti tehnoloogiad skaneerivad tohutul hulgal struktureerimata teavet, tuvastavad kiiresti mustrid ja ennustavad erinevaid suundumusi, mida poleks võimalik märgata ainult käsitsi numbrite jälgimisega.

* Täiustatud protsessid. Tehisintellekt aitab automatiseerida ja täiustada tervet rida protsesse. Näiteks kaaluge tootjat, kes võtab kasutusele just-in-time laostrateegia, mille eesmärk on tarnida komponendid viimasel võimalikul hetkel, et minimeerida varude kandmise kulusid. Tehisintellekt saab masinõppe vormis optimeerida tarne- ja töögraafikuid, et suurendada tootlikkust ja vähendada kulusid.

IFSi 2019. aasta uuring näitas, et 40% tootjatest kavatses rakendada tehisintellekti varude planeerimiseks ja logistika jaoks ning 36% kavatses seda kasutada tootmise ajakava koostamiseks ja kliendisuhete haldamiseks.

Nälg tehisintellektiga läbimõeldud äritarkvara järele tõstab esile organisatsioonide kasvava soovi kaevandada oma tegevus- ja kliendiandmeid uute ja asjakohaste teadmiste saamiseks.

Kuigi äritarkvara andmeid on alati olnud võimalik analüüsida, et paljastada ettevõtte minevikus toimunu, keskendutakse 2023. aastal ja pärast seda ennustava analüütika kasutamisele, et avastada ja käsitleda seda, mis tõenäoliselt juhtub tulevikus.

Näiteks saab masinõppevõimalustega tarkvara läbi kammida hooldusettevõtte andmeid masinate remondi kohta, et ennustada, millal on tõenäoline rikete tekkimine. Organisatsioon saab optimeerida hooldusgraafikuid, et teenindada või asendada osad vahetult enne, kui need probleeme tekitavad.

Äritarkvara pakkujad on pakkunud mobiilituge juba mõnda aega ja mobiilirakendused on muutumas normiks. Äritarkvara lahendused arenevad, et pakkuda liikvel olles juurdepääsu kriitilistele äriandmetele, võimaldades töötajatel täita nii tausta- kui ka esiotsa ülesandeid olenemata nende asukohast, laokorruselt jaemüügi kassaterminali ja lennujaamani. Mobiilne tarkvara võib julgustada koostööd ka erinevates ajavööndites hajutatud tööjõu jaoks.

Mobiilsed äritarkvara rakendused, mis on loodud kasutajasõbraliku liidesega, võivad aidata kasutajatel tööd teha, kui nad ei viibi arvuti ees. Töötajad saavad täita selliseid ülesandeid nagu kuluaruandlus, kõnede logimine ja aja jälgimine ning vaadata oma telefonist kriitiliste töövoogude või kinnituste olekut.

Mobiilne äritarkvara pakub reaalajas andmeid ja teadmisi ning üldisi eeliseid, sealhulgas alati sisse lülitatud kaugjuurdepääsu, paremat tootlikkust, kiiremat ja täpsemat andmete kogumist ning suuremat paindlikkust.

Tarkvara juurutusprojekti käigus on võtmetähtsusega skoobi juhtimine ja sellega paralleelselt ka nõuete muutuste juhtimine. Viimane loob protsessi, kuidas juba projekti jooksul töötada ajas muutuvate ärinõuetega, mis eriti pikemate projektide puhul on tihtipeale möödapääsmatu. Pärast projekti lõppemist ei tohi ettevõte tarkvaraga üksi jääda.

Oluline on teha koostööd kas juurutuspartneriga või oma töötajate seast välja koolitada tarkvara funktsionaalsust ja arendust tundev tiim, et juurutatud lahendusse sujuvalt integreerida uusi ja muutuvaid ärinõudeid: teha vajalik analüüs, seadistus, testimine, koolitus, dokumentatsiooni uuendamine. Äritarkvara jätkusuutlikuna hoidmiseks nii jooksvaks hoolduseks kui arenduseks tuleb arvestada ka ettevõtte eelarves. Vahel kujutavad ärinõuete muudatused endast lausa omaette miniprojekte.

Teise teemana on vajalik süveneda tarkvara tootja versiooni uuenduste poliitikasse. Siin on kindlasti erinevused n-ö on-prem ja pilvelahenduste puhul. Välja selgitada, kuidas kohandused uuenduse ajal käituvad ja ühtlasi teadvustada, et ka tarkvara uuendus võib tähendada väikesemamahulist eraldi projekti koos vastava ressursipaigutusega – sh vastutajad, testijad, jne.

Kuidas valida sõltumatut äritarkvara juurutus- ja projektijuhtimise spetsialisti. Rocksofti soovitus

Juurutus- ja projektijuhtimise spetsialist/konsultant ei sõltu tarkvara spetsiifilisest kogemusest. Äritarkvara projekti puhul on vajalik leida inimene, kellel on olemas pikaajaline äritarkvara juurutuse ja projektijuhtimise kogemus, juurutusäri kogemus ja suure pildi mõistmine.

Kui projekt käib, on see oma igapäevatöös üsna ressursimahukas, tihti ei ole ettevõtte sees inimestel selleks aega ja siis on hea võtta väljast inimene, et projekt läbi viia. Sellega väldib olukorda, kus IT-juhil ei jää aega süveneda samaaegselt tavatöösse ja projekti jälgimisesse. Projektijuhi väljast võtmine annab parema teadmise protsessi läbiviimiseks, toimetamise järjepidevuse, mis viib efektiivsema tulemuseni, hoides projekti skoobis, ajaraamistikus ja eelarves.

Ka võivad projektid teatud etappides olla emotsionaalselt pingelised ja sel juhul väljast tulnud projektijuht maandab pingeid paremini, kuna ei osale sisemistes konfliktides. Kindlasti peab projektijuhil olema avatus juhatusega vabalt rääkida. Edukuse eelduseks on volitus juhatuselt protsessi läbiviimiseks ja otsustusõigus selle eesmärgi saavutamiseks.

Üleminek pilvepõhisele äritarkvarale tõenäoliselt ainult kiireneb, kui ettevõtted mõistavad, et kui nad viivad äritarkvara ja sellega seotud moodulid üle pilve, on tänapäeva turul konkureerimiseks vajalikku kiirust ja paindlikkust palju lihtsam saavutada. Need organisatsioonid, kes on juba pilve äritarkvarasse investeerinud, otsivad võimalusi pilve võimsuse edasiseks kasutamiseks.

Lähiajal keskenduvad organisatsioonid jätkuvalt ka sellele, et nende äritarkvara oleks kaugtöö jaoks optimeeritud. See hõlmab rohkem mobiilsete äritarkvara funktsioonide pakkumist, turvalise kaugjuurdepääsu tagamist, kaugkoolituse toetamist ja töövoogude automatiseerimise suurendamist.

Veel üks suundumus, mida jälgida: äritarkvara tarneahela juhtimise võimaluste edasine laiendamine, et aidata kaitsta organisatsiooni tarneahela katkestuste või muude kiirete muutuste eest globaalsetes majandustingimustes.

Erik Toom

[email protected] ja 502 1266

Rocksoft OÜ, Lõõtsa 5, 11415 Tallinn