Excel – nurgas vedelev varandus

Peamised ebaefektiivsuse põhjused Exceli kasutamisel

tuntakse väheseid programmi vahendeid, VBA ja SQL võimaluste kasutamine on statistiliselt võttes pea olematu

Uuringutest on selgunud, et keskmiselt on Exceli kasutajad selle programmi võimalustest tuttavad vaid 2–5 protsendi ulatuses. Loomulikult leidub kasutajaid, kes tunnevad Exceli ”relvastust” keskmisest paremini, või tunduvalt paremini, või lausa hästi, kuid midagi statistiline keskmine näitaja üldise olukorra kohta meile siiski ütleb. Milline firma soetaks omale hoone 100 ruumiga ning seejärel kasutakse neist vaid viite? Ilmselt sellist ei leiduks.

tööfailid luuakse ebaefektiivse skaleerimatu struktuuriga, mistõttu faile ja töölehti tekitatakse liiga palju ning failides on raske muudatusi teha

(vt loetelu uuringitest Exceli kasutamise kohta artikli lõpus)

”Halli ala” tekkimise põhjused

Ühegi nähtuse põhjuseks siin maailmas ei ole ainult üks faktor, kuid meie vaadeldavas kontekstis kerkib siiski esile üks väheräägitud juurpõhjus, mille tagajärjel ”hall ala” tekib.

Tavapäraselt kuulub Excel (tegelikult terve Office) IT osakonna kapsaaeda. Olgu need tegijad siis oma firma IT-poisid või mõni partnerfirma. Seega lahterdub Excel siis justkui IT alla, kuid ainuke asi, mida nad tegelikult Exceliga teevad, on selle algne paigaldamine arvutitesse.

Siit kasvabki välja suur sisuline vastuolu. Kui IT-osakonna enda töös on kehtestatud kindlad standardid ja protsessid tagamaks parimat tulemust, siis Exceli arenduste kohta pole tavaliselt firmas ühtegi standardit ega juhendit. Excel siis just nagu on IT, aga samas nagu ei ole ka, sest teda ei kohelda muude IT tegevustega võrreldes samaväärse tähelepanuga.

Vastuolu

Kuna tegemist on äritarkvaraga ning programmi kasutajad on ei ole enamasti IT-inimesed, siis on vähemalt osade nende inimeste Exceliga töötamise kompetentsus kõrgem kui IT-meestel endil. Arvestades seda, kui võimas arendusplatvorm Excel tegelikult on, siis keerulisemate arenduste puhul oleks lausa hädavajalik neile arendajatele seada teatud standardid ja reeglid. Seda isegi siis kui arendatud stsenaarium-mudel või mõni muu taoline vahend on arendatud ilma VBA-ta (makrodeta), kuid nõuaks korralikku projekteerimist ja dokumenteerimist. Paraku ei kulu tavaliselt, harvade eranditega,  Exceli kasutamise kvaliteedi tagamine ühtegi kapsaaeda, vaid jääb ”hallile alale”.

Lahendus

”Halli ala” vastutust on mõnes firmas proovitud jätta kas IT-osakonna, personali- või kvaliteediosakonna kohustuseks, ning ühel juhul olen kohanud viisi, kus loodi eraldi osakond ”Business IT”. Hiljuti torkas silma üks tööpakkumine, kus otsiti ”Excel Trainer’it”, kelle kohustustes olid kirjeldatud teemaksolevaid ülesandeid.

Exceli peamine eelis kasutajate silmis on see, et andmed on näha ja kõiki seoseid saab ise lahti mõtestada ja kontrollida, vastupidiselt kinnistele ”suurtele” mitte-intuitiivsete süsteemidele. Edasijõudnud kasutajad äripoolelt, kes oskavad Excelist ”viimast võtta”, võivad luua väga Excelis väga keerukaid ja häid programme, kuid siingi on ohud kui see arendusvaldkond ei ole reguleeritud: mis saab siis kui programmi looja firmast lahkub? Kui see töövahend loodi ilma dokumenteerimata, ilma kasutajajuhendita jne, siis ei ole kuigi kindel, et keegi suudab seda vahendit pärast edasi toetada, arendada või isegi selle kasutamist jätkata... ning suur hulk tööd/aega ongi raisku läinud. Tuleb alustada otsast peale või loobuda sellest vahendist. 

Halvad näited

Vahel esineb Excelit suurepäraselt tundvatel inimestel ka ootamatuid takistusi selle näol, et IT-osakond ei taha neile anda ligipääsu serverisse, vaid suunab neid kasutama nende eelistuste järgi soetatud kolmanda osapoole vahendeid. Samuti võib mõnes firmas olla VBA kasutamine üldse keelatud, nii et suurepärast ja juba ostetud ja välja makstud arendusplatvormi ei saagi üldse kasutada.

Selline käitumine IT-osakonna poolt loomulikult ei teeni firma kui terviku huve, vaid kuulub valdkonda ”job protection”. Mitmel korral olen kuulnud äripoole inimeste kurtmist IT osakonna suhtes, mille võiks sõnastada viisil ”võtavad meie andmed enda kätte ja siis peab nende juures kerjamas käima”. Kuna tänapäeval on info tihti firma suurim väärtus, siis annab selle haldamine ja ”ainuomamine” tõesti firmas väga suure mõjuvõimu. Loodetavasti ei kuritarvitata seda võimu nii laialdaselt kui artikli autorile vahel tundub.

Kokkuvõte

Kokkuvõtteks pakun välja stsenaariumi, kus ettevõttes oleks määratud kompetentsikeskus, superuseri(te) näol, kes vastutaksid Exceliga töötamise efektiivseimate viiside kasutamise ning vastava knowhow levimise/kinnistumise eest firma kultuuri, ning oskaksid IT-ga koostöös leida nii mõnelegi vajadusele võrreldes eritellimuse kallite hindadega palju odavama, kiirema ja lihtsama lahenduse. Suuri andmeid pole Excelis vaja hoida. Las need tabelid olla suures turvalises süsteemis, sealt saab neist SQL abiga päringu teha ja piisava mahuga tabeli siis Excelisse tõmmata.

VBA arendust võib kasutada ka nt uue soovitava tarkvara planeerimisel, luues sellest Excelis lühikese ajaga prototüübi. Selline tegevusviis loob tingimused, kus idee autoritel on võimalik kõik visuaalselt ja ”päriselt” läbi mängida ja oma ideid lennult täiustada. Samuti avab analüüs ja protsessi kaardistamine lõpuks võimaluse näha võimalusi ka äriprotsessi(de) endi täiustamiseks.

Palju tehakse kaasajal juttu digitaliseerimisest, robotiseerimisest. Aga mida kujutab endast arukas VBA makrode kasutamine Excelis? Kas see pole väiksemal skaalal digitaliseerimine – automatiseerimine – robotiseerimine... vahend, mis aitab aega ja närvi võita ning vigu vältida...?

Uuringud Exceli kasutamise kohta

Olukorras, kus tippjuht ise ei ole (ja tavaliselt pigem ei ole) IT haridusega, on keeruline IT-valdkonda mõista.

60% tippjuhtidest pidas IT-d kõige olulisemaks arenguteguriks, kuid samas nimetas 85% tippjuhtidest seda valdkonda oma töös ka kõige frustreerivamaks (Gartner 2010)

95% Exceli failidest sisaldavad vigu, neist 5% on materiaalsed (KPMG)

50% tippjuhtidest on kohanud Exceli kasutamisega seotud probleeme (Caulkins, Morrison & Weideman, 2007)

Organisatsioonid kulutavad 80% ajast vajaliku info hankimiseks ja ainult 20% ajast nende andmete analüüsimiseks (Calumo uuring oma klientide kohta)

Kuni 80% otsustusteks vajalikku informatsiooni asub firma erinevates struktureerimata failides (SOQUEL Group)

66% suurfirmasid USAs ning 69% Kanadas kasutavad eelarve koostamiseks Excelit (2016)

 

Uno Kõrsmaa Exceli ekspert, IT Koolitus

Autor: Uno Kõrsmaa